Contribution de Hendrik Kamp (avocat spécialisé dans le droit des contrats internationaux et le transfert d’innovation)
Du cabinet d’avocats à la gestion des connaissances
L’excellente combinaison de timeSensor LEGAL et de METHODIGY permet un saut quantique dans le domaine essentiel du travail juridique.
Les systèmes numériques de gestion des cabinets d’avocats
facilitent l’organisation, même dans les cabinets d’avocats spécialisés. Le logiciel timeSensor LEGAL fait clairement figure de pionnier à cet égard : il associe un logiciel innovant à une facilité d’utilisation pour les juristes souvent « timides » en matière de technologie. Les timbres postaux, les nouvelles soumissions et les gros classeurs poussiéreux appartiennent depuis longtemps au passé.
Toutefois, le travail juridique proprement dit peut également être de plus en plus numérisé et donc simplifié. Un traitement efficace des données et une gestion durable des connaissances facilitent grandement le travail juridique. L’outil de structuration pour juristes METHODIGY, s’est développé en une excellente solution « one-stop-shop » à cet effet sur le marché en croissance constante des offres de LegalTech.
Initiés par un projet modèle de BIZ | LAW Rechtsanwälte, un cabinet spécialisé dans les moyennes entreprises de haute technologie sur le site de Dresde, timeSensor LEGAL et METHODIGY sont désormais reliés par une interface, et le résultat est prometteur :
À première vue, la connexion des deux programmes fonctionne par une division claire du travail : avec timeSensor LEGAL, la gestion classique d’un cabinet d’avocats est organisée numériquement. Les courriers et les notes sont automatiquement transférés de la boîte de réception au dossier. Les resoumissions, les délais et les rendez-vous avec les clients peuvent être gérés intuitivement et mis à jour d’un simple clic de souris.
Grâce à l’interface de METHODIGY il est désormais également possible pour l’avocat de poursuivre le traitement de toutes les informations contenues dans le dossier. Chaque e-mail du client, chaque plaidoyer de la partie adverse, chaque projet de contrat annoté peut être étiqueté dans METHODIGY décomposé en blocs de construction ou en arguments individuels, puis restructuré. Cela peut se faire, par exemple, sous la forme d’une relation (comme base d’argumentation dans une procédure contentieuse) ou pour enregistrer toutes les informations pertinentes lors de la préparation d’un projet de contrat.
Grâce à la gestion intégrée des clauses, il est possible d’ajouter de nouvelles clauses directement dans le processus de travail aux contrats types existants et de les assortir de commentaires. De cette façon, les connaissances générées pendant le traitement des affaires restent disponibles en permanence dans tous les dossier. Les plaidoiries, les projets de contrats, etc. sont créés et édités directement dans METHODIGY sans avoir à faire des allers-retours entre différents programmes tels que Microsoft Word, PowerPoint ou le programme de lecture de fichiers pdf. Cela signifie que les informations structurées peuvent être utilisées immédiatement pour créer un nouveau contrat ou un nouveau dossier.
« Cette mise en réseau et cette systématisation du contenu avec uniquement deux outils nous permettent de travailler beaucoup plus efficacement », déclare Hendrik Kamp, fondateur de BIZ | LAW Rechtsanwälte. « D’une part, je peux tout faire, de la réception d’un e-mail du client à l’utilisation de ce contenu dans le dossier prêt à être envoyé préparé pour lui, avec seulement deux programmes. D’autre part, l’information n’est plus perdue, notamment dans le cas de mandats étendus, puisque les marquages numériques permettent toujours de revenir au document original ou à l’e-mail original. Même les notes et les « esquisses » contenant des informations pertinentes pour l’affaire peuvent être classées numériquement et retrouvés rapidement grâce à la systématisation par un système d’étiquettes. Nous ne cherchons plus les informations dans le dossier, nous les trouvons !
« La gestion des connaissances numériques est souvent négligée, en particulier dans les petits cabinets d’avocats », explique M. Kamp. « En utilisant systématiquement ces deux outils, notre stock de modèles et de clauses types s’accroît pratiquement au fur et à mesure. » Ainsi, dans des affaires de même nature, le trésor de connaissances et d’expérience accumulé au fil des ans peut être mis à la disposition de tous les avocats du cabinet. METHODIGY sert donc notamment à assurer la qualité du travail juridique.
Hendrik Kamp – Avocat pour le droit des contrats internationaux et le transfert d’innovation
Maître Hendrik Kamp est spécialisé dans le conseil aux entreprises technologiques et aux pôles d’innovation et de pointe. Né et élevé en Rhénanie-du-Nord-Westphalie, il a passé son premier examen d’État de droit en Bavière. Après avoir passé son deuxième examen d’État en droit, il a dirigé très tôt le service juridique d’une société cotée en bourse dans le secteur des fournitures automobiles. Par la suite, Hendrik Kamp a accompagné avec succès le redressement d’un fabricant de semi-conducteurs de taille moyenne en position de leader et a ainsi approfondi son expertise économique. En même temps, il a acquis l’approche systématique de l’amélioration des processus à l’aide de méthodes analytiques et statistiques (SixSigma). En 2009, il s’est mis à son compte en tant qu’avocat et a fondé l’entreprise BIZ | LAW Rechtsanwälte.
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