timeSensor LEGAL

Vidéos de l'Académie

Voici à quel point il est facile de former l’équipe de votre cabinet

Avec notre vidéo Académie, devenez un pro en un clin d’œil !

Vous trouverez ici tout ce dont vous avez besoin pour  maîtriser rapidement notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL et pour l’utiliser de manière productive dans votre cabinet. Peu importe que vous travailliez seul ou en équipe. Grâce aux courtes vidéos de notre vidéothèque, vous pourrez faire le tour de l’ensemble du programme timeSensor LEGAL ou de seulement choisir certaines parties.

La version la plus populaire du logiciel de cabinet juridique timeSensor LEGAL, la « Business Edition », est détaillée ici. Si vous utilisez une autre édition, le fonctionnement peut être partiellement différent, car toutes les fonctions ne sont pas disponibles dans toutes les éditions.

Formation de base

Dans ce module, vous apprendrez à gérer les adresses et les mandats, à afficher et à trier les listes, à enregistrer les services dans le dossier et à conserver votre feuille de temps personnelle dans notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL.

Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter.

A1

Vue d’ensemble

Dans ce module, vous vous familiariserez aves la structure de notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL et sa naviguation. La barre de zone et la barre de fonctions sont introduites ainsi qu’un aperçu des différents boutons.

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Listes d’adresses

Le logiciel pour avocats timeSensor LEGAL est flexible en ce qui concerne la production de listes. Cette vidéo montre comment personnaliser l’affichage des listes d’adresses, comment rechercher, filtrer, copier ou imprimer des adresses.

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Enregistrer un mandat

Cette vidéo montre comment ajouter un nouveau client à la base de données de votre entreprise. Il traite en détail de la « fiche maîtresse » dans la fenêtre « dossier ». Vous trouverez de nombreuses fonctions intelligentes dans cette partie de notre logiciel pour avocats, telles que l’attribution d’une couleur, la connexion de contacts ou l’ajout d’un « Post-It ».

A4.1

Créer un mandat I

La vidéo montre comment créer un nouveau mandat dans le dossier d’un client dans notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL. Vous remplissez les champs les plus importants et liez au mandat les adresses pertinentes telles que la partie adverse, l’avocat et le tribunal.

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Créer le mandat II

Cette vidéo montre d’autres options de notre logiciel pour avocats pour la gestion des clients. Tout d’abord, les frais, les modèles de factures et les comptes sont fixés. Avec le module « répartition des recettes en fonction des règles », les recettes sont automatiquement distribuées aux partenaires et aux commis. Les factures peuvent être créées automatiquement et contrôlées par le biais du contrôle.

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Enregistrement des heures

Le logiciel vous permet d’enregistrer les services via la feuille de temps personnelle, ou directement dans le dossier du client. Cette vidéo traite de la page « Clients » du dossier, où vous entrez des notes, des commentaires et des services. Les services peuvent être attribués à d’autres commis et recalculés en fonction d’un tarif cible.

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Comptes, projets et archives

La vidéo présente les trois onglets « Comptes », « Brouillons » et « Archives » dans la fenêtre « Dossier » du logiciel de cabinets d’avocats timeSensor LEGAL. Alors que l’onglet « Comptes » donne un aperçu des réservations appartenant au client, les deux autres onglets font déjà partie de la gestion des documents (DMS) pour les avocats.

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La Timesheet

La feuille de temps personnelle dans notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL est probablement la fenêtre la plus utilisée. Cette vidéo traite de la manière la plus rapide de faire figurer le décompte de votre travail dans la feuille de temps pour une facturation efficace.

Gestion des documents (DMS)

Le logiciel TimeSensor LEGAL est doté d’un puissant système de gestion des documents (DMS). Les vidéos suivantes montrent comment créer des documents et les archiver dans le DMS, afin que vous puissiez les retrouver rapidement en cas de besoin.

Pour la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter.

B1

Chemise de mandat

Les avocats travaillent principalement dans le « dossier des mandats ». Il s’agit du fichier électronique du logiciel pour avocats timeSensor LEGAL. Ici, vous créez des documents, vous envoyez des e-mails, des fax ou des SMS. La vidéo montre le travail avec des modèles Word ou 4D Write, le versionnage et le marquage des projets.

B2

Organisation de documents

Cette vidéo détaillée présente la structure des archives documentaires dans le logiciel pour avocats timeSensor LEGAL. Les documents peuvent être archivés, recherchés et marqués avec des mots-clés. Grâce aux divisions d’archives, les documents peuvent être structurés selon une grille uniforme et également liés à des documents externes.

Formation financière

Qu’il s’agisse de factures d’acomptes, de factures partielles, de factures finales ou de factures échelonnées : le logiciel juridique timeSensor LEGAL vous aide à facturer vos mandats rapidement et efficacement tout en assurant un suivi efficace, ceci même dans les cas les plus complexes. Les vidéos suivantes montrent différents scénarios allant de la proposition de facturation à la relance et à la comptabilité.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

C1

Facturation sur dossier

Dans le dossier du logiciel de cabinets d’avocats timeSensor LEGAL, vous facturez les services acquis. Ici, les services peuvent être filtrés selon différents critères, post-traités puis facturés. La vidéo explique la création de factures d’acompte (avec et sans paiement immédiat), de factures partielles à des tiers et de factures normales.

C2

Régler les mandats forfaitaires

Dans cette vidéo, nous créons les conditions nécessaires dans notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL pour facturer les mandats sous forme de forfait. Le tarif forfaitaire convenu est attribué au mandat et y est enregistré. Les employés détaillent ensuite leurs prestations et le forfait est facturé.

C3

Facturation partielle à des tiers

Il arrive qu’une partie des services fournis soit payée par des tiers, par exemple par une assurance de protection juridique. Cette vidéo montre comment vous pouvez utiliser le logiciel pour avocats timeSensor LEGAL afin de facturer partiellement des tiers pour des services et de créer une facture finale pour le client par la suite.

C5

Liste des mandats et des débiteurs

Dans la zone « Finances » du programme juridique timeSensor LEGAL, nous trouvons le bouton « Clients ». Cette liste montre la liste des clients et constitue le point de départ pour la facturation de ces derniers. Les factures créées à partir de la liste des clients se retrouvent dans les comptes débiteurs. Ce bouton est également abordé dans cette vidéo.

C6

Compte de liquidité

Avec le logiciel pour avocats timeSensor LEGAL, vous avez la possibilité de traiter uniquement les créances, ou l’ensemble des opérations de paiement. Le bouton « Comptes de caisse » indique les comptes de base que vous utilisez (c’est-à-dire les espèces, les comptes bancaires, etc.). La vidéo explique la structure et le traitement des comptes de caisse.

C8

Comptes transitoires et crédits externes

Cette vidéo est destinée aux utilisateurs avancés du logiciel de cabinets juridiques timeSensor LEGAL. Vous utilisez le compte « effets transitoires » pour comptabiliser et contrôler les coûts présentés. Il montre la comptabilisation des fonds externes via un compte séquestre et l’inscription au crédit ou le remboursement des montants.

Administration

Dans ce module, vous apprendrez à gérer les adresses et les mandats, à afficher et à trier les listes, à enregistrer les services dans le dossier et à gérer votre feuille de temps personnelle dans notre logiciel pour avocats TimeSensor LEGAL.

Pour la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter.

D2

Créer un nouvel utilisateur

Si un nouvel avocat rejoint votre cabinet, vous devez l’inscrire dans le logiciel timeSensor LEGAL du cabinet. Cette vidéo montre comment saisir l’adresse, ouvrir le nouveau compte utilisateur et créer un greffier dans les entités souhaitées.

D3

Groupes de services, services, prix

Le logiciel pour avocats timeSensor LEGAL vous donne une totale liberté dans la gestion de votre catalogue d’avantages. La vidéo montre ce qu’est un groupe de services et comment en créer de nouveaux. Vous pouvez alors saisir et attribuer des services ainsi qu’en fixer le prix.

D4

Éviter les interruptions de connexion

Si votre client perd la connexion au serveur de temps en temps, la source du problème doit être rapidement identifiée. Cette vidéo montre comment effectuer un test PING sur le serveur, ce qui peut être utile pour le dépannage.

Création de modèles

Dans ce module, vous apprendrez à gérer les adresses et les mandats, à afficher et à trier les listes, à enregistrer les services dans le dossier et à conserver votre feuille de temps personnelle dans notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

E1

Création de modèles simples

Cette vidéo montre comment créer et gérer des modèles dans le logiciel de cabinets juridiques timeSensor LEGAL. Vous créez un modèle simple pour une fusion de courrier multilingue en utilisant le traitement de texte intégré au programme. Vous effectuez ensuite l’envoi.

E2

Modèles composés et conditionnels

Dans cette vidéo, vous allez créer un modèle multilingue conditionnel de lettre type pour l’ouverture d’un cabinet juridique. Vous différenciez les destinataires sélectionnés par un code couleur et vous créez une invitation personnelle pour les destinataires sélectionnés. Tous les destinataires reçoivent également des instructions au format PDF.

E3

Création de modèles pour l’envoi de courrier et de fax

Cette vidéo vous montre comment vous pouvez utiliser le logiciel timeSensor LEGAL pour envoyer des mailings non seulement par lettre, mais aussi par e-mail ou par fax. Cette vidéo prolonge la lettre sérielle créée dans la vidéo E2, afin que les canaux de communication disponibles puissent être utilisés si nécessaire.

E4

Modèles avec variables

Dans cette vidéo, vous allez créer une transcription de conversation tout en apprenant à connaître le traitement de texte intégré 4D Write. Nous allons insérer des variables et des caractères de remplissage dans le modèle. Les variables sont automatiquement remplies de données, tandis que les caractères de remplissage sont remplis par l’utilisateur lors de l’utilisation des modèles.

E5

Adaptation des modèles de rappels de paiement

La relance pour les factures impayées est une affaire délicate. Grâce à des modèles de rappel flexibles, le logiciel de cabinets d’avocats timeSensor LEGAL vous aide à trouver le ton juste. Cette vidéo montre comment adapter les modèles de relance à vos propres besoins.

E6

Listes et modèles d’étiquettes

Cette vidéo explique comment définir vos propres listes et formats d’étiquettes dans le logiciel pour avocats timeSensor LEGAL. Cela vous permet d’imprimer vos propres évaluations et listes, ainsi que d’imprimer les adresses sur des feuilles d’étiquettes.

E7

Insertion de données dans des modèles avec des expressions 4D

Dans cette vidéo, vous apprendrez comment insérer des données de la base de données dans des modèles d’écriture 4D en utilisant des expressions 4D. Ces expressions peuvent renvoyer à de simples contenus de champs ou à des blocs entiers de texte. L’utilisation d’expressions 4D contribue grandement à la flexibilité du logiciel de cabinets d’avocats timeSensor LEGAL.

E8

Intégrer des modèles Word

Les logiciels de cabinets d’avocats timeSensor LEGAL et Microsoft Word se complètent idéalement : créez des documents plus petits et standardisés dans le traitement de texte intégré, compatible avec Word et utilisez Microsoft Word pour les documents volumineux, individuels et exigeants. Cette vidéo explique comment Word est intégré.

« En tant que cabinet de droit social de premier plan, nous servons nos clients nationaux et internationaux dans tout le pays sur quatre sites. Avec timeSensor LEGAL, nous avons trouvé un logiciel qui rend notre travail d’équipe inter-sites encore plus efficace. Ce qui convainc dans timeSensor LEGAL, c’est l’interface conviviale, la feuille de temps claire et le support efficace ».

« Ce qui m’a convaincu dans le cas de timeSensor® LEGAL, c’est sa structure claire et bien pensée. Bien que le logiciel soit très puissant, il reste clair et convivial. Et si une question se pose, le soutien est amical et efficace ».

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