Une percée dans l’archivage du courrier numérique

Faiblesse 1 : un déluge de messages

Les messages électroniques sont des éléments de preuve importants qui doivent être archivés. La meilleure façon de procéder est de les ajouter aux chemises de mandat, afin que tous les messages envoyés et reçus soient affichés dans le contexte du mandat. Mais comment puis-je, en tant qu’associé d’un cabinet d’avocats, archiver mes messages lorsque cinquante, cent ou même davantage d’e-mails me parviennent chaque jour ? Certains répondraient « c’est impossible ! », mais ils auraient tort. D’autres demanderaient à leur assistant d’imprimer et de classer chaque message, ce qui n’est vraiment pas une approche tournée vers l’avenir. Mais c’est tout naturel de ne pas avoir de véritable réponse car les messageries classiques, comme Outlook par exemple, ne sont tout simplement pas conçues pour vous assister avec la gestion de vos mandats.

Les logiciels d’interface, les passerelles Outlook et autres services ne résolvent pas non plus le problème de base : le classement est fastidieux et vous fait perdre un temps précieux.

Faiblesse 2 : La division du travail

OK, laissons l’assistant se charger d’organiser tout ça ! Désormais, deux personnes travaillent sur la même boîte aux lettres… et de nouvelles difficultés apparaissent : à quoi pourrait ressembler un flux de travail raisonnable ? Ai-je déjà lu le message ? Est-il important que je le lise ? Un message a-t-il déjà été archivé par l’assistant ? Les services de messagerie généralistes comme Outlook n’ont pas de réponse à cela.

Faiblesse 3 : Nouveaux canaux de communication

Avec l’introduction du beA, un autre canal de communication a été établi en Allemagne (ceci est encore à venir pour les avocats suisses). Et tout à coup, nous nous battons dans deux mondes : dans le monde du courrier électronique avec Outlook & Co. et sur le portail web de beA. Mais un message BeA n’est-il pas simplement un message numérique, tout comme un e-mail ? Pourquoi ne pouvons-nous pas simplement recevoir les messages beA via Outlook ou les envoyer via Apple Mail ? Les messageries généralistes sont dans une impasse.

Mais pas de souci ! Nous avons pensé à tous ces problèmes et apportons une solution efficace à ces faiblesses avec le module Communicateur de timeSensor LEGAL.

Généraliste + spécialiste = efficacité

Avec le Communicateur, vous fournissez à Outlook et Apple Mail un spécialiste qui prend le relais des généralistes. Le communicateur est un client de communication spécialisé intégré à timeSensor LEGAL. Il intègre tous les courriers électroniques et les boîtes aux lettres beA dans une interface utilisateur moderne et uniforme, directement dans le logiciel du cabinet d’avocats. Voici à quoi il ressemble :

Grâce au communicateur, les e-mails et les messages beA vont non seulement dans Outlook ou Apple Mail, mais aussi dans timeSensor LEGAL en même temps, et sans effort.

timeSensor LEGAL utilise des algorithmes intelligents pour attribuer automatiquement les messages à un mandat lorsque cela est possible. Non seulement ils sont enregistrés dans le format propriétaire (.msg ou .eml), et ils sont également convertis en PDF et automatiquement stockés dans l’archive des documents (DMS) avec les pièces jointes.

Les messages peuvent être attribués automatiquement ou manuellement directement à une personne responsable. De cette façon, vous travaillez sur la même boîte aux lettres. Les messages qui ont déjà été archivés sont marqués en vert, les messages qui doivent encore être archivés sont marqués en rouge.

Pour que la boîte de réception reste claire, les messages peuvent être mis en pause. Après l’expiration de la pause définie, les messages réapparaissent dans la boîte de réception :

Pour faciliter la collaboration en équipe, ou simplement pour ajouter des notes, une conversation peut être ajoutée à chaque message :

Si un message n’a pas pu être attribué automatiquement à un mandat, l’attribution est également effectuée manuellement de manière extrêmement efficace. Saisissez quelques lettres (par exemple le nom du client, le numéro de dossier ou le client) et le client correspondant est trouvé et attribué immédiatement. En même temps, le message est automatiquement converti en PDF et stocké dans le dépôt de documents avec les pièces jointes.

Enfin, les avocats allemands peuvent intégrer leurs boîtes aux lettres beA. Celles-ci se comportent alors comme des boîtes aux lettres électroniques normales, mais avec des fonctions supplémentaires telles que la signature, la vérification, etc. La répartition du travail entre l’assistant et le professionnel est particulièrement utile pour les messages beA : l’avocat signe le document et l’assistant envoie le message. Ces flux de travail sont parfaitement pris en charge par le communicateur.