Interview avec Rolf Herter de l’Étude Streichenberg :

Pourquoi l’Étude zurichoise a choisi timeSensor LEGAL 365

Veuillez vous présenter ainsi que votre Étude :

Mon nom est Rolf Herter, je suis associé et ai été longtemps le Managing Partner de l’Étude Streichenberg de Zurich. Notre Étude est essentiellement un cabinet d’affaires. Nous conseillons des entreprises et les particuliers derrière elles, et avons des clients nationaux et internationaux. Avec environ 15 avocates et avocats et au total environ 30 collaborateurs, nous sommes une petite à moyenne Étude.

Depuis quand utilisez-vous timeSensor LEGAL 365 ?

Nous avons implémenté le logiciel de l’Étude il y a un peu plus d’un an. Avant cela, nous avions deux autres programmes et avons déjà effectué une migration d’un logiciel pour Étude vers un fournisseur allemand. Et maintenant, nous avons effectué le passage à timeSensor.

Quelles défis avez-vous rencontrés sur le chemin vers le nouveau logiciel pour Étude ?

Il y a eu en fait beaucoup de défis, car il n’existe pas de logiciel idéal et il faut toujours faire des compromis. La question est donc toujours : où faisons-nous quels compromis ? Un autre défi est qu’il existe de nombreux fournisseurs de logiciels pour Étude. Il y a des fournisseurs qui sont incroyablement forts sur un point, mais qui par exemple n’offrent pas une gestion de l’Étude et une gestion des documents combinées. Nous devions donc décider à temps ce qui est important pour nous et faire les bons compromis. Finalement, nous avons trouvé le logiciel où l’impression générale était la meilleure – et c’était sans aucun doute timeSensor LEGAL 365.

Quels ont été à l’époque les motifs pour le passage à timeSensor ?

Décisif pour nous a été le Cloud. Nous voulions nous éloigner de notre serveur local dans l’Étude et stocker toutes les données en ligne de manière centralisée. Il y avait cependant aussi d’autres raisons. Après avoir examiné de nombreux systèmes, nous voulions absolument un logiciel pour Étude dont le module de gestion d’Étude et la GED proviennent d’un seul fournisseur. Nous étions également soucieux de veiller à ce que le logiciel de gestion soit aussi simple que possible à utiliser, car nous avons eu l’expérience auparavant qu’il y avait toujours beaucoup de clics avant d’arriver quelque part. Nous tenions donc à ce qu’il s’agisse d’une solution qui soit simple à manipuler, notamment pour le secrétariat. C’est ce que nous avons trouvé avec timeSensor LEGAL 365.

Votre décision a-t-elle été influencée par le fait que timeSensor provienne de Suisse ?

C’est en effet un point que nous avons discuté au sein de l’Étude. Auparavant, nous avions un fournisseur allemand. En principe, nous étions ouverts à tous les fournisseurs de l’UE. Car il est bien sûr important pour nous de savoir où se trouvent nos données et que celles-ci soient en sécurité et conformes à la protection des données. Nous en sommes venus à la conclusion que les données sont sûres dans toute l’UE, car nous avons de bonnes réglementations en matière de protection des données partout ici. Par conséquent, la localisation en Suisse n’était pas un critère décisif. Mais il est bien sûr rassurant de savoir que les données avec timeSensor sont en sécurité en Suisse.

Il était également décisif pour timeSensor que nous avions l’impression que le fournisseur comprend vraiment le travail de nous avocates et avocats. Nous ne voulions pas d’un programme du type « générique », mais d’un logiciel adapté à nos besoins. Avec timeSensor LEGAL 365, on sent à l’utilisation qu’une personne qui comprend le secteur juridique a réellement réfléchi à cela. C’était pour nous absolument décisif.

Y avait-il aussi des critères d’exclusion pour vous ? C’est-à-dire des caractéristiques qui auraient constitué un « non » pour vous ?

Avec certains fournisseurs, il n’était pas possible d’automatiser l’archivage des e-mails. C’est une fonction qui est très importante pour nous, car elle fait gagner du temps et apporte une structure au quotidien. timeSensor a bien résolu cette problématique. Il était également décisif pour nous que tous les processus de l’Étude soient couverts, donc par exemple certains processus comptables.

Comment s’est déroulé le passage à timeSensor chez vous ?

Nous avons des collaborateurs clés qui travaillent chez nous depuis longtemps. Ils savent comment notre Étude fonctionne et est organisée. Nous les avons activement impliqués dans la recherche du nouveau logiciel pour Étude. Et ils ont bien sûr aussi aidé lors de la migration. Naturellement, nous avons également parlé avec toutes nos avocates et tous nos avocats de leurs attentes envers le logiciel. À quoi ressemble le travail quotidien ? Où rencontrent-ils des limites ? En collaboration avec les partenaires, nous avons examiné de nombreuses offres et les avons évaluées.

Nous avons commencé cette migration avec beaucoup d’enthousiasme et d’optimisme. Au niveau de la mise en œuvre, nous avons été très bien accompagnés par timeSensor. En principe, une telle migration est un processus très éprouvant. Avec timeSensor, nous avons sans cesse reçu de nouvelles versions de test et devions tester si tout était correctement « mappé ». C’était un processus exigeant ; on ne doit pas le sous-estimer. En tant qu’Étude, on ne sait par exemple pas au début combien de données sont en réalité enregistrées dans sa propre base de données et sur quoi il faut faire attention lors du transfert des données. Il ne faut pas hésiter à prendre beaucoup de temps pour remettre en question et tester tous les détails. Les résultats des tests doivent également être documentés pour que le fournisseur comprenne où quelque chose ne va pas encore. Je pense que nous avons bien réussi cela avec timeSensor. C’est pourquoi tout s’est déroulé sans accroc à la fin.

Combien de temps a-t-il fallu entre la décision pour timeSensor et le moment où le logiciel était prêt à l’emploi ?

Cela a été très rapide. timeSensor LEGAL 365 a pu être utilisé dans notre Étude en l’espace de six mois. Nous en étions très satisfaits. Dans notre cas, il y avait presque aucun besoin de post-traitement.

Quelle a été la réaction de vos collaborateurs face au nouveau logiciel de l’Étude ? La collaboration a-t-elle changé ?

Les retours de nos avocates et avocats ainsi que des assistantes et assistants qui travaillent quotidiennement avec le logiciel de l’Étude ont été positifs. Il faut savoir que tout changement dans l’organisation de l’Étude entraîne d’abord un coût supplémentaire et qu’il y a toujours des questions. Qu’est-ce qui change ? Comment cela fonctionne-t-il ? Où dois-je cliquer ? Cependant, l’acceptation du nouveau logiciel a été très élevée. Au-delà des questions, il n’y a eu aucune réclamation de la part de nos collaborateurs. Cela était sûrement dû au fait que tout a été adapté très rapidement et a fonctionné. De plus, timeSensor LEGAL 365 est très intuitif à utiliser.

Y a-t-il quelque chose qui rend timeSensor vraiment remarquable et qui le distingue des autres fournisseurs ? Quels avantages avez-vous déjà remarqués ?

Oui, je pense que ce qui rend timeSensor vraiment remarquable, ce sont les processus intuitifs. Je ne connais aucun logiciel pour Étude dont l’utilisation soit aussi bonne. Cela réjouit bien sûr également nos collaborateurs et fait même gagner du temps et de l’argent à la fin de la journée. Le logiciel est vraiment conçu de manière compréhensible. Il convient de souligner qu’à la différence d’autres fournisseurs, chez timeSensor, ce n’est pas le mandat qui est au centre, mais le client. Le logiciel est donc conçu de manière à ce qu’au niveau supérieur, il y ait toujours une personne (naturelle ou juridique) – le client. En dessous, on voit alors le mandat ou les différents dossiers qui appartiennent à cette personne. Une fois qu’on s’est habitué à cette structure, on ne veut plus s’en passer. C’est beaucoup plus ordonné que chez d’autres fournisseurs. timeSensor a excellé dans ce domaine.

Y a-t-il quelque chose qui n’a pas fonctionné aussi bien ?

Ce qui a parfois posé problème, c’est la connexion Internet. Dans l’environnement actuel, il faut beaucoup de bande passante pour que le système fonctionne. Au début, cela ne fonctionnait pas toujours aussi bien – par exemple, lorsque je voulais accéder à mes dossiers depuis l’Espagne. Mais cela est déjà en cours d’amélioration avec timeSensor. Une plateforme de navigateur directe sera prochainement mise en place, ce qui devrait grandement améliorer la situation.

Bien sûr, chaque logiciel a toujours des opportunités d’amélioration. Au fil des années, on trouve toujours quelque chose qui pourrait fonctionner mieux. Lorsque l’on travaille avec un logiciel, timeSensor prend beaucoup de temps pour nous et prend nos idées au sérieux. C’est très positif et fait de timeSensor un partenaire à égalité.

Dans ce cadre, vous avez également changé votre téléphonie au sein de l’Étude. Pouvez-vous m’en dire plus ?

Nous avons en effet décidé en tant qu’Étude d’éliminer nos téléphones classiques pour être plus flexibles. La raison était que nous souhaitions abandonner notre serveur local au bureau pour être complètement basés sur le Cloud. Avant le passage à timeSensor, nous avions déjà un système VoIP. Notre idée était que, si nous migrions, nous devrions tout réorganiser en même temps. En fin de compte, nous avons opté pour la téléphonie Teams. Le grand avantage de Microsoft Teams est que l’on peut être joignable partout via son propre numéro de bureau et inversement, on peut téléphoner depuis son propre numéro, peu importe où l’on se trouve. Cela présente également des avantages pour les collaborateurs – par exemple en télétravail ou en travail mobile.

Est-ce que timeSensor joue également un rôle dans la téléphonie Teams ? Donc, les deux programmes sont-ils interconnectés ?

Les deux fonctionnent via le Cloud et permettent le travail mobile. Mais autrement, les deux systèmes sont indépendants l’un de l’autre. Ainsi, Teams et timeSensor LEGAL 365 fonctionnent complètement de manière autonome.

Utilisez-vous chez Streichenberg Business Intelligence ?

Nous n’avons pas encore utilisé l’offre Business Intelligence de timeSensor. Cependant, nous sommes en train de l’implémenter également. Nous espérons en tirer de nombreuses informations et données sur notre travail d’Étude et nos mandats. Au préalable, cependant, nos données doivent être nettoyées. Streichenberg existe depuis 1993. Par conséquent, de nombreuses données se sont accumulées depuis. Dans une certaine mesure, nous utilisons bien sûr déjà les données pour certains processus de planification. Avec timeSensor, cela devrait cependant être considérablement développé à partir de l’année prochaine.

Comment évaluez-vous la collaboration avec timeSensor en tant que fournisseur boutique suisse pour la région DACH ?

La collaboration est très bonne. Nous sommes très satisfaits d’avoir timeSensor comme partenaire fiable à nos côtés.

Mon seul point de critique : au départ, j’aurais souhaité que le soutien aux utilisateurs soit encore un peu meilleur. Au début, on nous renvoie souvent aux instructions en ligne. Et les instructions sont vraiment bonnes. timeSensor propose pratiquement toute une académie où tout ce qui est important est expliqué. Mais au tout début, cela aurait été bien d’être accompagné un peu plus.

Pour le reste, le support technique était absolument excellent. Si nous rencontrions un problème technique, nous pouvions nous faire connaître à tout moment et nous avons été aidés très rapidement. Le support informatique est vraiment très personnel et très simple.

Quels conseils donneriez-vous à d’autres Études qui souhaitent changer leur logiciel pour Étude ? Sur quoi faut-il faire attention et recommanderiez-vous timeSensor ?

Je n’ai pas de liste de choses à faire, mais il y a bien entendu certains points auxquels il faut faire attention. Tout d’abord, il faut bien connaître ses propres processus. C’est la chose la plus importante. Il faut savoir ce qui est essentiel pour le travail de l’Étude. En outre, la décision pour le logiciel de l’Étude ne doit pas être prise simplement sur un coup de tête. Il est important d’impliquer tous les collaborateurs dans le processus. Ceux qui travaillent quotidiennement avec le logiciel savent le mieux sur quoi porter son attention lors d’un changement et quelles fonctionnalités sont importantes. Où cela fait-il mal ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas si bien jusqu’à présent ? Que voulons-nous avec le logiciel ?

De plus, je recommanderais à toutes les Études de choisir un fournisseur qui offre le plus de fonctionnalités possible en un seul endroit. C’est ce qui a aussi été l’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi timeSensor. En effet : plus il y a de fournisseurs IT impliqués, plus cela devient compliqué. Et plus le programme sera finalement sujet à des erreurs, car il se peut que toutes les interfaces ne soient pas parfaitement compatibles.

Ma recommandation personnelle pour toutes les études est également que la gestion de l’Étude et la gestion des documents ne doivent en aucun cas être séparées. Cela doit absolument provenir d’une seule source. Ici aussi, timeSensor peut se démarquer. En conclusion, je ne peux donc que recommander timeSensor LEGAL 365.