Fonctions avancées pour l’administration

Gagner du temps grâce à la flexibilité et à une gestion optimisée

Chaque cabinet d’avocats est unique. Notre logiciel timeSensor LEGAL offre donc une variété d’options de paramétrage afin d’adapter pleinement le système à vos besoins.

Gagner plus de temps grâce à l’automatisation

De nombreuses tâches quotidiennes d’un cabinet d’avocats sont répétitives : enregistrement de nouveaux clients, création de mandats, création de factures, de lettres et de formulaires. Le logiciel d’avocats timeSensor LEGAL vous assiste dans tous les domaines grâce à des prédéfinitions intelligentes et des configurations individuelles qui vous permettent de travailler plus rapidement et en toute sécurité.

Plus d’efficacité dans le cabinet d’avocats grâce à des modèles de mandats prédéfinis.

Définissez un nombre quelconque de mandats actifs comme modèles, qui peuvent être sélectionnés lors de la création d’un nouveau mandat. Vous pouvez ainsi adopter des cycles de facturation entiers, des systèmes de rappel, des listes de prix, etc. En particulier pour les grands cabinets d’avocats ayant de nombreux mandats individuels pour des entreprises, vous économisez à votre administration de nombreuses heures de travail inutiles chaque mois. De plus, les modèles de mandats réduisent le risque de paramètres incorrects qui doivent être modifiés laborieusement par la suite ou qui peuvent conduire à une facturation incorrecte.

Travaillez-vous avec des données spéciales dans votre cabinet juridique ?

Pas de problème, il suffit d’entrer des champs supplémentaires que vous pouvez utiliser et enregistrer systématiquement sur chaque adresse et même sur chaque mandat dès que vous le souhaitez.

Par exemple, si vous travaillez souvent dans le domaine du droit de la circulation, il est facile de créer en quelques clics un nouveau champ pour enregistrer les numéros d’immatriculation des véhicules ou d’autres caractéristiques concernant les véhicules des clients. Peut-être travaillez-vous occasionnellement dans le domaine du droit des marques ? Configurez des champs supplémentaires pour gérer les marques et leurs dates d’expiration avec notre logiciel pour avocats timeSensor LEGAL.

Kanzleisoftware

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Gagnez du temps grâce à des modèles intelligents

En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier vous-même les modèles de factures et de documents ou les créer de A à Z. Vous pouvez soit utiliser le logiciel intégré « 4D Write Pro » pour créer des modèles qui permettent d’accéder aux informations au cœur de la base de données du système, soit créer des modèles pour Microsoft Word® afin de faciliter le travail quotidien de vos employés.

Modèles 4D Write Pro

4D Write Pro est l’outil parfait pour créer des modèles. Gagnez plus de temps en créant des formulaires pour votre routine quotidienne, qui peuvent être automatiquement remplis avec les informations de la base de données de votre logiciel pour cabinets d’avocats timeSensor LEGAL.

Modèles Word

En matière de correspondance écrite notamment, Microsoft Word® est la norme du secteur. Grâce à l’intégration de MS Word® dans notre logiciel pour cabinets d’avocats timeSensor LEGAL, vous pouvez créer de puissants modèles Word qui récupèrent les informations de la base de données et apparaissent dans le document là où elles sont nécessaires.

Simplifiez votre vie quotidienne en utilisant des modèles qui extraient automatiquement du système l’adresse, la salutation, le lieu, la date et bien d’autres informations.

Modèles Excel

Pour les rapports des cabinets juridiques, vous pouvez également élaborer des modèles Excel complexes et les archiver dans l’éditeur de rapports du logiciel. Ces modèles peuvent être remplis automatiquement par un script (une petite programmation). Le fichier Excel complété peut être envoyé directement par e-mail à partir de timeSensor LEGAL. Le rapport mensuel devient ainsi un jeu d’enfant.

Sécurité grâce à un accès personnalisé au système

Chaque fonction de notre logiciel pour cabinets d’avocats timeSensor LEGAL peut être activée ou limitée individuellement pour chaque employé.

Les fonctions et les commandes associées sont seulement visibles par les employés lorsqu’ils y ont accès. En tant qu’administrateur, vous contrôlez l’accès du personnel via des groupes que vous pouvez créer vous-même.

Par exemple, définissez des groupes d’accès en fonction du statut des employés : Partenaire, avocat, back office, stagiaire, apprenti. Vous pouvez maintenant, par exemple, définir de manière très précise les fonctions dont disposent les membres du groupe de stagiaires. Peut-être l’accès est-il limité à la feuille de présence ? Les stagiaires ne trouveront alors qu’un seul bouton « Feuille de temps ».

La restriction des droits d’accès via des groupes d’employés augmente la sécurité de l’application tout en réduisant la complexité pour les employés qui ne voient alors que les fonctions qui leur sont attribuées.

Le rôle de l’administration

En tant qu’administrateur, vous avez accès à toutes les parties de notre logiciel de cabinets d’avocats timeSensor LEGAL. Vous pouvez gérer les comptes individuels de vos employés, définir des groupes, modifier les données de base, gérer des modèles et ajuster les paramètres de base du logiciel.

En fonction de vos aptitudes, vous pouvez vous occuper de tâches plus avancées liées à timeSensor LEGAL, telles que le paramétrage et la surveillance de la sauvegarde des données ou la mise à jour du logiciel. Vous pouvez aussi déléguer ces tâches à timeSensor AG via la surveillance du serveur.

Travailler plus efficacement grâce aux interfaces

Les administrateurs ont également accès aux paramètres de l’interface. Par exemple, vous pouvez exporter vos enregistrements de comptabilité vers un logiciel comptable externe en un seul clic, ou vous pouvez connecter votre téléphonie de bureau via TAPI® ou Starface® à notre logiciel de bureau timeSensor LEGAL. L’interface EWS pour Microsoft Exchange® permet le transfert des rendez-vous et des contacts vers les comptes Exchange respectifs.

D’autres interfaces sont disponibles ou peuvent être intégrées par notre équipe de développement sur la base de SOAP ou REST. Souvent, ce sont les interfaces avec les solutions existantes qui apportent une grande valeur ajoutée.

Voulez-vous gérer plusieurs cabinets juridiques avec un seul logiciel ?

À partir de l’édition Business, vous pouvez diviser notre logiciel d’avocats timeSensor LEGAL en différentes data-room et ainsi obtenir une représentation indépendante de chaque structure du cabinet. Vous pouvez toujours rendre certaines données disponibles de manière générale. Par exemple, la comptabilité reste séparée, mais le contrôle des conflits d’intérêts est effectué de manière globale.

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