Interview avec l’avocat associé Sebastian Juli de Littler

Un logiciel de cabinet « comme un couteau suisse »

Pouvez-vous nous présenter brièvement le cabinet Littler ?

Littler est le plus grand cabinet mondial spécialisé en droit du travail. En Allemagne, nous comptons plus de 80 juristes, tous actifs en droit du travail. À l’échelle mondiale, nous avons plus de 1900 juristes dans 30 pays et plus de 100 bureaux. En Europe, cela représente 400 juristes dans 14 pays.

Nous travaillons tous en droit du travail, mais nous n’utilisons pas tous timeSensor. timeSensor est utilisé exclusivement en Allemagne. La raison tient à notre histoire. En 2013, nous avons fondé le cabinet sous le nom de Vangard. À partir de 2015, nous avons approfondi, en tant que premier cabinet européen, notre collaboration avec le cabinet américain Littler. Depuis 2024, nous opérons sous le nom Littler et sommes ainsi devenus le plus grand cabinet mondial en droit du travail.

Littler Germany PartG mbB est une société de partenariat indépendante et fait partie d’une association suisse, car, dans une association suisse – contrairement au droit des associations allemand – une société peut également être membre de l’association.

Quand et comment êtes-vous arrivé à timeSensor ?

À l’époque, la raison était que nous recherchions un logiciel de cabinet multi-sites. Comme nous travaillions tous sur des ordinateurs Mac, mon collègue Jan-Ove Becker a fait des recherches et a découvert qu’il existait timeSensor, un logiciel qui fonctionne sur Mac. À Düsseldorf, nous utilisions encore un très ancien logiciel de cabinet développé en interne, et à Hambourg, nos collègues travaillaient avec RAMicro. Mais ces solutions ne nous satisfaisaient pas. C’est pourquoi nous avons choisi timeSensor.

Et oui, au début, la collaboration interrégionale avec timeSensor ne fonctionnait pas aussi bien, car les connexions Internet en Allemagne n’étaient pas encore aussi bonnes qu’en Suisse. Lorsque, par exemple, on accédait depuis Munich au serveur timeSensor installé à Düsseldorf, tout prenait toujours très longtemps. Ce n’était pas dû à timeSensor, mais à l’infrastructure. Nous sommes ensuite passés à un serveur distant, une sorte de cloud, et depuis, nous pouvons accéder rapidement à timeSensor depuis n’importe où dans le monde.

Et quels défis avez-vous rencontrés sur la voie du nouveau logiciel de cabinet ?

Il y a effectivement eu de nombreux défis, car le logiciel idéal n’existe pas et il faut toujours faire des compromis quelque part. La question est donc toujours : où faisons-nous quels compromis ? Un autre défi est qu’il existe énormément de fournisseurs de logiciels de cabinet. Certains fournisseurs sont incroyablement forts sur un point, mais ne proposent pas, par exemple, la gestion du cabinet et la gestion des documents de manière combinée. Nous avons donc dû décider à temps ce qui était important pour nous et faire les bons compromis. Finalement, nous avons opté pour le logiciel avec lequel le ressenti général était le meilleur – et c’était très clairement timeSensor LEGAL 365.

Quels ont été les arguments décisifs pour passer à timeSensor ?

D’un côté, la compatibilité avec Mac a été déterminante, et de l’autre, la volonté de rendre notre logiciel de cabinet apte à une utilisation à l’échelle nationale. Mais aussi, bien sûr, le contact direct avec le directeur de timeSensor, M. Solenthaler, et avec les développeurs. Cela nous a permis d’évoluer de manière personnalisée. Nous avions toujours un canal direct lorsque quelque chose ne fonctionnait pas entre-temps. Ce qui était particulièrement intéressant avec timeSensor, c’était la possibilité pour notre back-office de collaborer très étroitement avec timeSensor. Nous avons co-développé le logiciel de cabinet avec timeSensor — notamment sur l’ensemble des processus de travail numériques et, par exemple, sur la création automatisée des factures RVG.

Au début, le logiciel était très orienté vers le marché suisse, ce qui se remarquait notamment dans la terminologie, comme « manipuler une facture ». Mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. En outre, nous avons identifié d’autres besoins en matière de saisie et d’analyse des données. Grâce à timeSensor, nous avons ensuite rencontré M. Eberhardt et son équipe, avec lesquels nous avons développé un data warehouse. M. Eberhardt nous a également aidés à utiliser l’outil LAWLIFT pour les procédures de masse. Nous pouvons ainsi importer dans LAWLIFT toutes les données pertinentes du data warehouse et créer des documents sur mesure, parfaitement mis en forme sous l’en-tête du client et, si souhaité, en version bilingue.

Pouvez-vous nous décrire où vous utilisez timeSensor et la Business Intelligence ? Quels défis concrets de votre quotidien au cabinet avez-vous pu résoudre grâce à la BI ? Y a-t-il eu des enseignements ou des tendances qui seraient restés invisibles sans la BI ?

Au départ, il y avait bien sûr le souhait de déterminer nous-mêmes à quel point nous sommes productifs. Nous voulions surtout voir à quel point chaque avocat est bien occupé et quelle contribution chaque avocat apporte à une facture concrète. Si, par exemple, plusieurs avocats travaillent sur un mandat, il est déterminant pour nous, pour chaque facture, de savoir qui a fourni quelle part. À notre taille, cela n’était confortable qu’en mettant en place un data warehouse — et c’était aussi l’une de nos premières étapes en matière de Business Intelligence.

Entre-temps, nous analysons bien davantage de données. Les données nous montrent par exemple quel type d’activité nous avons et comment elle évolue. Avons-nous encore beaucoup de clients avec des procédures de protection contre le licenciement ? Combien nous achètent encore des contrats de travail ou d’autres documents, ou est-ce que nous ne faisons plus cela du tout ? C’est pertinent, car notre profession d’avocat va aussi fortement évoluer sous l’effet de l’IA. Il est donc très important de pouvoir identifier rapidement quelles prestations, à l’ère de l’IA, sont encore demandées auprès de nous — et dans quelle mesure. Pour cela, il faut un data warehouse qui fournisse des analyses en temps réel.

De plus, nous sommes d’avis que l’interaction entre les personnes, donc entre l’avocat et le client, va prendre une importance croissante. Les clients attendent à juste titre un conseil stratégique basé sur les données. Nous travaillons surtout en B2B, donc avec des entreprises. L’IA facilitera aussi le travail des juristes internes dans les entreprises, mais notre conseil spécialisé restera pertinent. En étant data-driven, nous pouvons offrir un conseil encore meilleur.

Il est d’abord essentiel pour nous de maîtriser nos données. Le secteur du conseil juridique subira une pression croissante avec l’IA. Les offres à prix fixe gagneront donc en importance, car il devient toujours plus difficile de justifier des taux horaires. Nous devons donc nous demander quelles prestations de conseil nous n’offrirons plus et quels nouveaux produits le marché demande à la place. La Business Intelligence nous aide dans ces décisions. Un exemple de notre conseil basé sur les données est notre produit Legal Tech « Littler View ». Nous savons quelles données il nous faut pour calculer un plan social. Nous pouvons calculer quels désavantages économiques concrets subit effectivement chaque employé lorsque son poste est supprimé, et quels montants d’indemnisation nous devons proposer pour compenser ces désavantages. Ce sont des montants nettement inférieurs à ceux que les comités d’entreprise et les syndicats exigent souvent. Nous continuons de développer notre data warehouse et rendons aussi les données utilisables pour nos clients.

Comment vos collaborateurs et associés ont-ils réagi à l’introduction des analyses BI ? Y a-t-il eu des résistances ou un besoin de formation particulier pour se familiariser avec les fonctions ?

La plupart des associés et des avocats ne se sont pas particulièrement intéressés au logiciel de cabinet — l’essentiel était qu’il fonctionne. En revanche, le back-office a beaucoup apprécié l’introduction de timeSensor. Mais là aussi, les problèmes apparaissent immédiatement au premier plan, car, pour un cabinet, il est extrêmement important que le logiciel de cabinet fonctionne. Presque tous les processus en dépendent, mais surtout les cycles de facturation et les listes des postes ouverts.

Certains collègues souhaitaient davantage de données et ont été déçus de devoir investir plus d’argent pour obtenir ces fonctions dans timeSensor. Ils pensaient que ces données devaient déjà être disponibles directement dans le logiciel de cabinet. Et certains s’imaginaient que ce serait plus simple et plus rapide, car au final, l’ensemble a tout de même pris trois ans.

Le soutien de timeSensor a toujours été bon. timeSensor veillait toujours à ce que tout fonctionne sans accroc, et il y a bien sûr eu des formations au début. Notre équipe est désormais impliquée depuis si longtemps que tout le monde maîtrise complètement le logiciel. Entre-temps, nous en sommes arrivés à un point où tout fonctionne, et nous profitons énormément de timeSensor et de la Business Intelligence. Je pense que cette transition nous a rendus nettement plus prêts pour l’avenir.

Avez-vous un exemple de la manière dont vous utilisez intelligemment vos solutions IT au quotidien au cabinet ? Voyez-vous, dans le domaine de la Business Intelligence, des approches pour de nouveaux modèles d’affaires ou des services supplémentaires pour vos clients ?

Toutes les données que nous avons collectées peuvent être utilisées dans de nombreux domaines. Surtout pour l’utilisation de l’IA dans le travail juridique. Car, pour la création de documents partiellement automatisée, tout repose avant tout sur de bons jeux de données. Nous pouvons désormais créer des contrats de travail complets en remplissant un simple questionnaire.

Dans quelle mesure la création automatisée de documents constituera réellement un domaine d’activité d’avenir, cela reste à voir. En effet, nos clients peuvent eux aussi créer des documents de plus en plus facilement eux-mêmes avec l’IA. Nous pouvons toutefois le faire un peu mieux, parce que nous pouvons intégrer davantage d’expériences issues d’autres entreprises et que nous sommes hautement spécialisés. Mais de nombreuses entreprises continueront aussi à miser sur le fait qu’elles peuvent se fier au travail de leurs avocats et être sûres que le résultat d’un avocat — contrairement à celui d’une IA — est correct.

Pour l’avenir, nous sommes en tout cas bien positionnés, car nous utilisons la Business Intelligence et disposons des données dont nous avons besoin. Ainsi, nous savons aussi toujours quelles prestations nous pouvons offrir de manière productive et lesquelles ne sont plus demandées.

Quelles recommandations donneriez-vous à d’autres cabinets qui souhaitent introduire un nouveau logiciel de cabinet et envisagent d’intégrer la BI dans leurs processus ?

Chaque logiciel de cabinet a des avantages et des inconvénients, des faiblesses et des points forts. Ce qui plaide clairement en faveur de timeSensor, c’est l’accès direct à la direction et aux développeurs. Et aussi le fait que le logiciel soit assez flexible et que le support soit personnalisé. C’est autre chose que de n’avoir qu’une hotline anonyme à appeler, comme par exemple chez Microsoft ou SAP. Avec un éditeur comme timeSensor, c’est différent.

Pour conclure : comment évaluez-vous la collaboration avec timeSensor, fournisseur suisse de type « boutique » pour la région DACH — notamment par rapport aux éditeurs de logiciels de cabinet plutôt focalisés sur le marché allemand ?

timeSensor est comme un couteau suisse. Certes, il existe des fournisseurs plus spécialisés pour la plupart des domaines, mais pour nos tâches clés, timeSensor est exactement ce qu’il nous faut, car le logiciel reflète nos véritables processus de travail et offre la flexibilité nécessaire pour s’adapter à nous. Nous n’avons pas à nous organiser autour du logiciel ni à nous restreindre, comme ce serait le cas, par exemple, avec de grands fournisseurs tels que SAP. J’apprécie particulièrement la bonne collaboration : le fait d’avoir à tout moment une personne de contact joignable, et d’avoir vécu et traversé ensemble de nombreux changements.

timeSensor est comme un couteau suisse. Nous n’avons pas à nous organiser autour du logiciel ni à nous restreindre, comme ce serait le cas, par exemple, avec de grands fournisseurs tels que SAP.