Du choix du logiciel à la migration réussie

Streichenberg est une étude d’avocats d’affaires zurichoise établie, comptant environ 15 avocates et avocats et un total de 30 collaborateurs. Dans cet entretien, l’associé Rolf Herter aborde les défis d’une migration logicielle, explique pourquoi le cloud a été le critère déterminant et ce qui distingue timeSensor LEGAL 365 des autres prestataires.

Pourriez-vous vous présenter brièvement ainsi que votre étude ?

Je m’appelle Rolf Herter, je suis associé et j’ai longtemps été Managing Partner de l’étude Streichenberg à Zurich. Notre étude est essentiellement spécialisée en droit des affaires. Nous conseillons des entreprises ainsi que les personnes privées qui les détiennent, et nous avons une clientèle nationale et internationale. Avec environ 15 avocates et avocats et un total de 30 collaborateurs, nous sommes une étude de petite à moyenne taille.

Depuis quand utilisez-vous timeSensor LEGAL 365 ?

Nous avons implémenté le logiciel de gestion pour études d’avocats il y a un peu plus d’un an. Auparavant, nous utilisions deux autres programmes et avions déjà vécu une migration d’un logiciel vers un prestataire allemand. Et maintenant, nous avons effectué le passage à timeSensor.

Et quels ont été les défis rencontrés sur le chemin vers ce nouveau logiciel ?

Il y a eu effectivement de nombreux défis, car le logiciel idéal n’existe pas et il faut toujours faire des concessions quelque part. La question est donc toujours : quels compromis acceptons-nous de faire ? Un autre défi réside dans le fait qu’il existe de très nombreux prestataires de logiciels pour avocats.

Certains prestataires sont incroyablement performants sur un point précis, mais ne proposent pas, par exemple, la gestion de l’étude et la gestion documentaire de manière combinée. Nous avons donc dû décider à temps de ce qui était important pour nous et faire les bons compromis. Finalement, nous avons opté pour le logiciel qui offrait le meilleur sentiment général – et c’était très clairement timeSensor LEGAL 365.

Quelles raisons ont plaidé en faveur du passage à timeSensor à l’époque ?

Le critère décisif pour nous a été le cloud. Nous voulions nous affranchir de notre serveur local à l’étude et stocker toutes les données de manière centralisée en ligne. Mais il y avait bien sûr d’autres raisons. Après avoir examiné de nombreux systèmes, nous voulions absolument un logiciel où la gestion de l’étude et la gestion documentaire proviennent d’une seule et même source.

Nous veillions également à ce que le logiciel de gestion soit le plus simple possible à utiliser, car nous avions fait l’expérience par le passé de devoir effectuer de très nombreux clics avant d’arriver à destination. Il nous importait donc d’avoir une solution facile à manipuler, en particulier pour les collaboratrices. C’est ce que nous avons trouvé avec timeSensor LEGAL 365.

Le fait que timeSensor soit originaire de Suisse a-t-il joué un rôle dans votre décision ?

C’est effectivement un point dont nous avons discuté au sein de l’étude. Auparavant, nous avions un prestataire allemand. Fondamentalement, nous étions ouverts à tous les prestataires de l’UE. Car il est bien sûr important pour nous de savoir où se trouvent nos données et qu’elles soient sécurisées et conformes à la protection des données. Nous en sommes venus à la conclusion que les données sont en sécurité partout dans l’UE, car nous y avons partout de bonnes réglementations sur la protection des données. C’est pourquoi le site en Suisse n’a pas été le seul critère décisif. Mais c’est bien sûr un sentiment rassurant de savoir que les données sont en sécurité en Suisse chez timeSensor.

Un élément décisif pour timeSensor a également été le sentiment que le prestataire comprenait réellement le travail des avocates et avocats. Nous ne voulions pas d’une solution à tout faire, mais d’un logiciel adapté à nos besoins. Avec timeSensor LEGAL 365, on remarque régulièrement à l’usage que quelqu’un qui connaît le secteur juridique y a vraiment réfléchi. C’était absolument crucial pour nous.

Y avait-il pour vous des critères d’exclusion ? C’est-à-dire des caractéristiques qui auraient été rédhibitoires ?

Chez certains prestataires, il n’était pas possible d’automatiser le classement des e-mails. Or, c’est une fonction très importante pour nous, car elle permet de gagner du temps et d’apporter de la structure au quotidien de travail. timeSensor a bien résolu ce point. Il était également essentiel pour nous que tous les processus de l’étude soient couverts, comme par exemple certains processus comptables.

Comment s’est déroulé le passage à timeSensor chez vous ?

Nous avons des collaborateurs clés qui travaillent pour nous depuis longtemps. Ils savent comment notre étude fonctionne et comment elle est organisée. Nous les avons activement impliqués dans la recherche du nouveau logiciel. Et ils ont bien sûr aidé lors de la migration. Naturellement, nous avons aussi discuté avec tous nos avocats et avocates pour connaître leurs attentes vis-à-vis du logiciel. À quoi ressemble le travail quotidien ? Où rencontrent-ils des limites ? Ensemble avec les associés, nous avons ensuite examiné et évalué de nombreuses offres.

Nous avons entamé cette migration avec beaucoup d’enthousiasme et de confiance. Lors de la mise en œuvre, nous avons été très bien accompagnés par timeSensor. Fondamentalement, une telle migration est un processus très éprouvant. Avec timeSensor, nous recevions régulièrement de nouvelles versions d’essai et devions tester si tout avait été correctement « mappé ».

C’était un processus laborieux qu’il ne faut pas sous-estimer. En tant qu’étude, on ne sait pas forcément au début combien de données sont réellement stockées dans sa propre base de données et à quoi il faut faire attention lors du transfert. Il ne faut pas hésiter à y consacrer beaucoup de temps pour tout remettre en question et tout tester, y compris les détails. Les résultats des tests doivent également être documentés pour que le prestataire comprenne ce qui ne va pas encore. Je pense que nous y sommes bien parvenus avec timeSensor. C’est pourquoi, au final, tout s’est déroulé sans accroc.

Combien de temps s’est écoulé entre la décision pour timeSensor et le moment où le logiciel a été opérationnel ?

Cela a été très rapide. timeSensor LEGAL 365 a été opérationnel dans notre étude en six mois. Nous en avons été très satisfaits. Dans notre cas, nous n’avons eu presque aucun travail de retouche.

Quelle a été la réaction de vos collaborateurs face au nouveau logiciel ? La collaboration a-t-elle changé ?

Le retour de nos avocats, avocates et des assistants et assistantes qui travaillent quotidiennement avec le logiciel a été positif. Il faut savoir que tout changement dans l’organisation de l’étude entraîne d’abord une charge de travail supplémentaire et suscite toujours des questions. Qu’est-ce qui change ? Comment ça marche ? Où dois-je cliquer ?

Ici, l’acceptation du nouveau logiciel a été très élevée. Au-delà des questions d’usage, il n’y a eu aucune réclamation de la part de nos collaborateurs. Cela est certainement dû au fait que tout a été adapté et a fonctionné très rapidement. De plus, timeSensor LEGAL 365 est très intuitif.

Y a-t-il quelque chose qui rend timeSensor vraiment remarquable et le distingue des autres prestataires ? Quels avantages avez-vous déjà remarqués ?

Oui, je pense que ce qui rend timeSensor vraiment remarquable, ce sont les processus intuitifs. Je ne connais aucun logiciel pour avocats dont l’utilisation soit aussi bonne. Cela réjouit bien sûr aussi nos collaborateurs et permet finalement de gagner du temps et de l’argent. Le logiciel est construit de manière très simple et compréhensible.

Il convient de souligner que, contrairement à d’autres prestataires, chez timeSensor, ce n’est pas le mandat, mais le client qui est au centre. Le logiciel est donc structuré de sorte qu’au niveau supérieur se trouve toujours une personne (physique ou morale) – le client. Ce n’est qu’ensuite que l’on voit le mandat ou les différents dossiers appartenant à cette personne.

Une fois que l’on s’est habitué à cette structure, on ne veut plus s’en passer. C’est beaucoup plus ordonné que chez d’autres prestataires. timeSensor a résolu cela de manière excellente.

Y a-t-il aussi quelque chose qui n’a pas si bien fonctionné ?

Ce qui pose parfois quelques problèmes, c’est la connexion internet. Dans l’environnement actuel, il faut beaucoup de bande passante pour que le système fonctionne. Au début, cela n’a parfois pas très bien marché – par exemple lorsque je voulais accéder à mes dossiers depuis l’Espagne. Mais timeSensor y travaille déjà. Une plateforme de navigation directe devrait bientôt voir le jour, ce qui améliorera considérablement la situation.

Bien sûr, il y a toujours des possibilités d’amélioration pour chaque logiciel. Au fil des années, on trouve toujours quelque chose qui pourrait mieux fonctionner. timeSensor nous consacre beaucoup de temps et prend nos idées au sérieux. C’est un point très positif qui fait de timeSensor un partenaire d’égal à égal.

Vous avez également changé votre téléphonie d’étude à cette occasion. Pouvez-vous m’en dire plus ?

En tant qu’étude, nous avons effectivement décidé de supprimer nos téléphones classiques pour être plus flexibles. L’élément déclencheur a été notre volonté de supprimer notre propre serveur au bureau pour être totalement basés sur le cloud. Nous avions déjà un système VoIP avant de passer à timeSensor.

Notre idée était que, puisque nous migrerions, nous changerions tout en même temps. Finalement, nous avons opté pour la téléphonie Teams. Le grand avantage de Microsoft Teams est que l’on est joignable partout via son propre numéro de bureau et qu’inversement, on peut téléphoner depuis son propre numéro, peu importe où l’on se trouve. Cela présente aussi des avantages pour les collaborateurs – par exemple en télétravail ou en déplacement.

timeSensor joue-t-il aussi un rôle dans la téléphonie Teams ? Les deux programmes sont-ils connectés entre eux ?

Les deux passent par le cloud et permettent le travail mobile. Mais sinon, les deux systèmes sont indépendants l’un de l’autre. Teams et timeSensor LEGAL 365 fonctionnent de manière totalement autonome.

Utilisez-vous la Business Intelligence chez Streichenberg ?

Nous n’utilisons pas encore l’offre de Business Intelligence de timeSensor. Mais nous sommes en train de l’implémenter également. Nous en espérons beaucoup d’informations et de données sur le travail de notre étude et nos mandats.

Pour cela, nos données doivent d’abord être nettoyées. Streichenberg existe depuis 1993. En conséquence, de nombreuses données se sont accumulées depuis lors. Dans une certaine mesure, nous utilisons bien sûr déjà les données pour certains processus de planification. Avec timeSensor, cela devrait toutefois être considérablement développé dès l’année prochaine.

Comment évaluez-vous la collaboration avec timeSensor en tant que prestataire boutique suisse pour la zone DACH ?

La collaboration est très bonne. Nous sommes très satisfaits d’avoir timeSensor comme partenaire fiable à nos côtés.

Mon seul point de critique : j’aurais souhaité au début que le support utilisateur pur soit encore un peu meilleur. Au début, on est souvent renvoyé aux guides sur internet. Et ces guides sont vraiment bons. timeSensor a quasiment toute une académie où tout ce qui est important est expliqué. Mais tout au début, il aurait été formidable d’être encore un peu plus pris par la main.

En revanche, le support technique a été absolument excellent. Si nous avions le moindre problème technique, nous pouvions nous manifester à tout moment et nous étions aidés très rapidement. Le support informatique est vraiment très personnel et tout à fait simple.

Quels conseils donneriez-vous à d’autres études qui souhaitent changer de logiciel ? À quoi faut-il faire attention et recommanderiez-vous timeSensor ?

Je n’ai pas de liste de tâches à proprement parler, mais il y a bien sûr quelques points auxquels il faut faire attention. Premièrement, il faut très bien connaître ses propres processus. C’est le plus important. Il faut savoir ce qui est réellement essentiel pour le travail de l’étude.

De plus, il ne faut pas prendre la décision pour le logiciel seul, sur un simple coup de tête. Il est important d’impliquer tous les collaborateurs dans le processus. Ceux qui travaillent quotidiennement avec le logiciel savent le mieux à quoi il faut faire attention lors d’un changement et quelles fonctions sont importantes. Où le bât blesse-t-il ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien jusqu’à présent ? Où voulons-nous aller avec le programme ?

En outre, je recommanderais à toutes les études d’avoir si possible tout d’une seule main. C’est-à-dire d’opter pour un prestataire qui propose lui-même le plus grand nombre de fonctions possible. C’est précisément l’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi timeSensor. Car plus il y a de prestataires informatiques impliqués, plus cela devient compliqué. Et plus le programme est sujet aux erreurs au final, car toutes les interfaces ne sont pas forcément coordonnées entre elles.

Ma recommandation personnelle pour toutes les études est également que la gestion de l’étude et la gestion documentaire ne soient en aucun cas séparées. Cela devrait impérativement provenir d’une seule source. Sur ce point aussi, timeSensor marque des points. Dans l’ensemble, je peux donc recommander timeSensor LEGAL 365.