De Plato au Cloud : comment advobue a digitalisé son étude

D’une solution locale au Cloud

Témoignage client · Étude d’avocats advobue, Gossau · Blog de l’étude

Dans la pratique juridique, une chose compte par-dessus tout : l’efficacité alliée à la plus grande rigueur. Pour rester compétitive, une étude doit non seulement être à la pointe sur le plan juridique, mais aussi technologique. L’étude d’avocats advobue, située à Gossau en Suisse, est un exemple réussi d’un parcours de digitalisation cohérent et tourné vers l’avenir. Depuis plus de sept ans, les avocates et avocats d’advobue font confiance au logiciel de gestion pour études d’avocats timeSensor LEGAL – une décision qui s’est avérée payante à plusieurs égards.

Ce témoignage client montre comment l’ouverture technique, des conseils avisés et l’utilisation d’une solution logicielle sur mesure peuvent se combiner pour créer un véritable soulagement dans le quotidien exigeant d’une étude.

Une prise de décision visionnaire

Le choix du bon logiciel de gestion pour études d’avocats est une étape stratégique qui a des répercussions à long terme sur l’efficacité, la sécurité et la flexibilité d’une étude. Chez advobue également, cette décision a marqué le début d’une transformation importante. L’étude, qui propose un large éventail de services juridiques et notariaux – notamment en droit de la construction, droit des contrats et droit pénal –, a travaillé pendant plus de quinze ans avec le logiciel Plato. Cependant, avec l’augmentation de l’utilisation, des faiblesses sont apparues dans la scalabilité et le rapport coût-efficacité du logiciel.

Dès 2012, Christian Bütikofer, associé de l’étude, a pris contact par téléphone avec timeSensor AG pour la première fois. L’exigence centrale : un logiciel de gestion pour études d’avocats fonctionnant nativement sur macOS. Bien que l’étendue des fonctions et l’interface utilisateur de timeSensor LEGAL aient déjà convaincu à l’époque, la structure des coûts n’était pas encore adaptée à la taille et à la stratégie de l’étude de l’époque.

Comme souvent dans la pratique juridique, la patience est ici de bon conseil : cinq ans plus tard, en 2017, M. Bütikofer a de nouveau cherché le dialogue – dans des conditions différentes. Après l’embauche d’un assistant, la question de la bonne infrastructure numérique s’est à nouveau posée. Entre-temps, la solution Cloud de Plato était devenue nettement plus coûteuse. Ainsi, le nouveau contact avec timeSensor AG est devenu le tournant pour l’étude.

Conseils stratégiques, mise en œuvre pratique

Lors d’une réunion en ligne avec M. Bütikofer, nous avons discuté ensemble des processus de l’étude et des besoins spécifiques d’advobue. Il est rapidement apparu qu’une solution de serveur local représentait à ce moment-là l’alternative la plus économique à la variante Cloud. Comme l’équipe de l’étude travaillait principalement sur place, un serveur Mac Mini était la solution idéale pour faire fonctionner timeSensor LEGAL de manière stable et efficace.

La décision a été prise rapidement et le contrat a été signé après seulement dix jours – une transition rapide et ciblée vers le nouveau logiciel de gestion pour études d’avocats était ainsi lancée. La mise en œuvre s’est faite en étroite collaboration entre advobue et timeSensor AG. Il est particulièrement remarquable de voir à quel point l’étude a pu rapidement profiter des avantages du logiciel.

Un avantage majeur : l’interface conviviale de timeSensor, qui a permis aux avocats et aux assistants d’apprendre rapidement à utiliser le logiciel, même sans connaissances informatiques approfondies. Des modèles automatisés et la facturation intégrée ont assuré dès le début un soulagement tangible pour les collaborateurs et ont permis un traitement plus rapide et plus efficace des mandats.

M. Bütikofer a constaté qu’il pouvait économiser environ 30 minutes de temps de travail chaque jour grâce à timeSensor LEGAL.

Évolutions techniques et adaptation continue

L’introduction réussie de timeSensor LEGAL n’était que la première étape du parcours de digitalisation de l’étude d’avocats. Dès le début, advobue s’est montrée intéressée par les autres fonctions de notre logiciel de gestion pour études d’avocats.

En 2021, M. Bütikofer a été attiré par notre nouveau module Communicateur via notre newsletter. Ce module permet, grâce à une interface avec le programme de messagerie (par ex. Outlook), d’attribuer et d’enregistrer automatiquement les e-mails entrants et sortants au mandat correspondant. Une fonctionnalité très pratique qui simplifie considérablement l’archivage des documents et rend l’ensemble du processus de communication avec la clientèle plus efficace.

Pourtant, bien que cette fonction fût déjà disponible, advobue a d’abord décidé de différer l’adoption du module, car le trafic d’e-mails pouvait encore être géré manuellement à ce moment-là. Ce n’est que lorsque le module a pris une importance accrue et une plus grande étendue de fonctions avec l’intégration de Justitia 4.0 et la communication directe avec les autorités suisses que notre étude partenaire a décidé d’introduire le module.

Le grand pas vers le Cloud

En 2024, alors qu’une nouvelle génération de notre logiciel de gestion pour études d’avocats et des solutions Cloud sur mesure étaient disponibles, advobue a décidé de franchir cette étape avec timeSensor. Le passage au Cloud a représenté un tournant décisif pour l’étude afin d’atteindre encore plus de flexibilité et de scalabilité. Grâce à la solution Cloud, tous les collaborateurs d’advobue peuvent accéder au logiciel de gestion de manière transparente, quel que soit leur lieu de travail. Cela a ouvert la possibilité de travailler à distance, en télétravail ou à l’étranger.

L’infrastructure Cloud de timeSensor offre non seulement un grand confort d’utilisation, mais aussi les normes de sécurité les plus élevées. Elle est exploitée dans un centre de données près de Zurich, qui fait l’objet d’une maintenance régulière afin de garantir la sécurité la plus élevée possible. Un autre aspect important : l’introduction de l’authentification à deux facteurs, qui sécurise encore davantage l’accès au logiciel. À cela s’ajoute un système de sauvegarde sophistiqué. timeSensor effectue pour cela une procédure de stockage en trois étapes.

En ce qui concerne la sécurité et la protection des données, advobue est également entièrement protégée et à la pointe de la technologie depuis la mise à niveau vers notre nouvelle génération de logiciels.

« Je n’ai jamais regretté le passage à timeSensor jusqu’à aujourd’hui, au contraire, je me réjouis chaque jour de l’expérience en tant qu’utilisateur ! Le passage au Cloud m’a également convaincu jusqu’à présent. De plus, mon souhait de pouvoir utiliser une authentification à deux facteurs a été immédiatement exaucé. »

Le partenariat comme facteur de réussite

Ce qui distingue particulièrement la collaboration entre advobue et timeSensor, c’est le partenariat étroit et les échanges entre les deux parties. Dès le début de la collaboration, il est apparu que l’étude advobue n’avait pas seulement un intérêt pour une solution efficace, mais apportait également une ouverture remarquable aux nouvelles technologies. Cela conduit non seulement à un meilleur logiciel de gestion pour études d’avocats, mais aussi à une véritable synergie entre les deux partenaires, basée sur des objectifs et des valeurs communs.

Le partenariat entre advobue et timeSensor AG montre de manière impressionnante comment des gains d’efficacité réels peuvent être réalisés dans le quotidien d’une étude grâce à l’ouverture technologique, une planification stratégique et des solutions logicielles sur mesure.

Nous souhaitons profiter de cette occasion pour remercier advobue pour ces sept années de collaboration. Nous remercions M. Bütikofer et son équipe pour leur confiance et leur volonté d’explorer ensemble de nouvelles voies, et nous nous réjouissons de la poursuite de ce partenariat solide. « Nous sommes fiers de soutenir l’étude d’avocats Bütikofer en tant que partenaire logiciel depuis 2018. La collaboration avec Maître Bütikofer est tout à fait agréable et inspirante – sa vaste expérience en informatique renforce l’efficacité et la qualité de notre coopération. Nous recommandons sans réserve l’étude Bütikofer comme un partenaire fiable et compétent. » — Daniel N. Solenthaler, Product Senior Manager chez timeSensor AG.