De Platon au cloud : comment advobue a numérisé son étude

Huit ans de confiance : surmonter les crises ensemble !

témoignage client · PROF ENGLERT + PARTNER Bauanwälte, Schrobenhausen – Munich · Blog de l’étude

Le nouveau départ en 2016 : passage au logiciel de gestion pour études d’avocats timeSensor

La pierre angulaire de cette collaboration de longue date a été posée fin 2016, lorsque l’étude PROF ENGLERT + PARTNER s’est réorientée et a ouvert un nouveau site à Schrobenhausen. Avec quatre collaborateurs à ses côtés, l’associé de l’étude, le Dr Florian Englert, a décidé d’emprunter de nouvelles voies non seulement sur le plan géographique, mais aussi technique : en passant du système d’exploitation Windows à macOS et du logiciel WinMacs de RA-MICRO à timeSensor.

Déterminant pour l’étude : timeSensor était déjà à l’époque l’une des rares solutions sur le marché à fonctionner nativement sur macOS et à disposer de formes de facturation flexibles. Autre point positif décisif : alors que des forfaits étaient utilisés en droit pénal, l’étude utilisait le tarif RVG en droit de la construction et de la famille. Cette configuration a pu être reproduite sans problème avec timeSensor. Seulement trois mois plus tard, timeSensor était entièrement déployé chez PROF ENGLERT + PARTNER. Depuis janvier 2017, timeSensor est utilisé quotidiennement. Une demande via notre site web s’est transformée en un partenariat stable et de confiance.

Le voyage commun ne s’est toutefois pas arrêté à l’introduction réussie du nouveau logiciel de gestion pour études d’avocats. En 2022, le Dr Florian Englert a chargé timeSensor d’intégrer le module beA-Kommunikator. Le classement automatisé des messages beA directement dans le mandat concerné a non seulement permis un gain de temps considérable, mais aussi une documentation fiable dans le quotidien de l’étude.

Le test de résistance : inondation catastrophique à Schrobenhausen

L’épreuve la plus difficile pour le partenariat a sans doute eu lieu à l’été 2024 – lorsque la région de Schrobenhausen a été frappée par une inondation dévastatrice. Les rivières Paar et Weilach sont sorties de leur lit, plus de 500 caves ont été inondées – y compris celle de l’étude. Les serveurs qui y étaient exploités, ainsi que les sauvegardes, ont été détruits. Un scénario qui représente pour beaucoup d’études le désastre absolu : la perte des données et de toute la base de travail.

Pourtant, ce qui a suivi montre à quel point un partenariat solide est précieux. En collaboration avec le Dr Florian Englert, notre chef de produit Daniel Solenthaler a mis sur pied un plan de sauvetage. À Zurich, les données restantes ont été remises sur un disque dur. Bien que les données du SSD n’aient pas pu être récupérées, les dommages causés par l’eau étant trop importants, une partie des données du RAID a pu être sauvée. En étroite concertation avec le Dr Florian Englert, il a été décidé de restaurer les données de l’étude manuellement et systématiquement. Un tour de force – mais aussi un nouveau départ dans des conditions nouvelles et meilleures.

En raison de l’inondation, PROF ENGLERT + PARTNER a décidé de passer à la nouvelle génération de logiciels timeSensor LEGAL 365 – incluant une solution cloud avec un système de sauvegarde à trois niveaux et une intégration dans Microsoft 365. Ce qui avait commencé comme une catastrophe s’est avéré plus tard être une impulsion précieuse pour une réorientation technologique.

La numérisation comme travail d’équipe : de nextCloud à Microsoft 365

À l’avenir, les associés des études utilisant timeSensor ne pourront plus subir de perte de données due à une inondation ou à une autre panne de serveur. En effet, timeSensor LEGAL 365 permet la sauvegarde des données dans le cloud. Les centres de données sont exploités en Allemagne et en Suisse. Grâce à notre système de sauvegarde à trois niveaux, il n’y aura plus jamais de perte de données. Nous avons ainsi non seulement réalisé un saut technologique, mais aussi atteint un nouveau niveau de sécurité et de flexibilité – même en cas de crise.

Pour PROF ENGLERT + PARTNER, c’est un véritable soulagement de savoir que leurs données sont en sécurité dans le cloud et peuvent être consultées à tout moment et de n’importe où. C’était aussi notre motivation lorsque nous avons développé notre solution cloud pour la région DACH, afin d’offrir une alternative au serveur local.

Mais le passage à la nouvelle version de notre logiciel de gestion pour études d’avocats offre encore d’autres avantages : grâce aux nouvelles interfaces avec Microsoft 365, les adresses et les délais peuvent désormais être synchronisés directement entre timeSensor et les applications Microsoft. La connexion à nextCloud souhaitée par PROF ENGLERT + PARTNER a également été réalisée à cette occasion : un moyen efficace pour la collaboration avec des partenaires externes, le partage sécurisé de documents et l’édition commune. Les documents enregistrés dans nextCloud sont en outre automatiquement liés aux dossiers correspondants dans timeSensor LEGAL 365. De plus, nous avons mis en place pour PROF ENGLERT + PARTNER une fonction d’exportation pour la comptabilité avec ADDISON (similaire à DATEV).

« Depuis la création de notre étude spécialisée en droit privé de la construction en 2017, nous faisons confiance à timeSensor et travaillions jusqu’à présent avec la version Classic sur nos propres serveurs. Le passage à timeSensor LEGAL 365 a été plus que rentable pour nous : la liberté de pouvoir travailler partout de manière confortable et sécurisée est tout aussi convaincante que les nombreuses petites améliorations par rapport à la version Classic précédente. Les collaborateurs et collaboratrices compétents de timeSensor nous ont apporté un soutien exceptionnel à chaque étape de la transition et, surtout, de la réorganisation. » — Dr Florian Englert, Managing Partner, prof englert + partner Rechtsanwälte PartGmbB

Un partenariat d’égal à égal – et tourné vers l’avenir

Ce qui a commencé comme l’introduction d’un logiciel est aujourd’hui un partenariat de confiance qui va bien au-delà de la technique. La collaboration avec PROF ENGLERT + PARTNER est pour nous bien plus qu’une relation d’affaires – c’est un échange intelligent d’idées et une source d’inspiration sur la manière dont nous pouvons, avec la bonne attitude, surmonter ensemble des situations de crise comme la catastrophe des inondations. Nous remercions chaleureusement toute l’équipe de l’étude pour sa communication toujours ouverte et constructive et nous nous réjouissons de développer encore ce partenariat et de fixer ensemble de nouvelles normes dans la numérisation des études.

Nous souhaitons profiter de l’occasion pour remercier PROF ENGLERT + PARTNER pour ces huit années de collaboration. Nous remercions le Dr Florian Englert et son équipe pour leur confiance et leur volonté d’explorer ensemble de nouvelles voies, et nous nous réjouissons de la poursuite de ce partenariat solide. « Nous sommes fiers de la confiance que l’étude nous témoigne depuis 2016. Ensemble, nous avons surmonté le pire des scénarios pour toute étude – une cave inondée où se trouvent les serveurs – et prouvé la force de notre collaboration. » — Daniel N. Solenthaler, chef de produit chez timeSensor AG.