Von der lokalen Lösung zur Cloud. Eine Kanzleierfolgsgeschichte mit timeSensor LEGAL

Dans le quotidien d’une étude, une priorité s’impose : gagner en efficacité sans jamais faire de compromis sur la rigueur. Pour rester compétitive, une étude doit non seulement maîtriser les évolutions du droit, mais aussi s’appuyer sur des outils technologiques performants.

L’Étude d’avocats advobue, basée à Gossau, en est un excellent exemple. Depuis plus de sept ans, ses avocates et avocats font confiance à timeSensor LEGAL pour piloter leur activité. Un choix stratégique qui s’est révélé rentable à plusieurs niveaux.

Cette expérience montre comment une vision claire, un accompagnement compétent et une solution logicielle adaptée aux réalités du terrain peuvent réellement alléger le quotidien d’une étude.

Choisir le bon logiciel d’étude : une décision stratégique

Adopter un logiciel de gestion d’étude ne relève pas d’un simple choix technique. Il s’agit d’une décision de fond, qui influence durablement l’organisation, la sécurité des données et la capacité d’évolution d’une étude.

Chez advobue, cette réflexion a marqué le début d’une transformation importante. L’étude propose une large palette de prestations juridiques et notariales, notamment en droit de la construction, droit des contrats et droit pénal. Pendant plus de quinze ans, elle a travaillé avec le logiciel Plato. Mais avec le temps, certaines limites sont apparues, notamment en matière d’évolutivité et de maîtrise des coûts.

C’est déjà en 2012 que Maître Christian Bütikofer, associé de l’étude, prend un premier contact avec timeSensor SA. Son besoin est clair : trouver un logiciel d’étude fonctionnant nativement sur macOS. À cette époque, timeSensor LEGAL convainc déjà par son interface et ses fonctionnalités. En revanche, le modèle de coûts ne correspond pas encore à la taille ni à la stratégie de l’Étude.

Comme souvent dans la profession, le bon timing est déterminant. En 2017, Maître Bütikofer reprend contact avec nous, dans un contexte différent. L’arrivée d’une assistante remet la question de l’infrastructure numérique au centre des priorités. Dans le même temps, la solution cloud de Plato est devenue sensiblement plus onéreuse. Ce second échange avec timeSensor marque alors un véritable tournant.

Un accompagnement stratégique, une mise en place pragmatique

Lors d’un entretien en ligne avec Maître Bütikofer, nous avons examiné en détail les processus de l’Étude ainsi que ses besoins concrets. Il est rapidement apparu qu’à ce moment-là, une solution locale avec serveur constituait l’option la plus pertinente sur le plan économique.

Comme l’équipe travaillait alors principalement depuis les bureaux de l’Étude, un serveur Mac Mini s’est imposé comme la solution idéale pour faire fonctionner timeSensor LEGAL de manière stable, simple et efficace. La décision a été prise rapidement : dix jours plus tard, le contrat était signé.

Le déploiement s’est fait dans une collaboration étroite entre advobue et timeSensor SA. L’un des éléments les plus marquants a été la rapidité avec laquelle l’Étude a pu bénéficier des avantages de la solution.

L’interface intuitive de timeSensor LEGAL a permis aux avocats comme aux assistants de prendre l’outil en main rapidement, sans compétences informatiques particulières. Grâce aux modèles automatisés et à la facturation intégrée, l’Étude a constaté très tôt un allègement concret de sa charge administrative et un traitement plus fluide des dossiers. Maître Bütikofer estime avoir gagné environ 30 minutes de travail par jour grâce à timeSensor LEGAL.

Une solution qui évolue avec les besoins de l’étude

L’introduction de timeSensor LEGAL n’a été qu’une première étape dans la transformation numérique d’advobue. Dès le départ, l’Étude s’est montrée attentive aux développements de notre solution.

En 2021, Maître Bütikofer découvre, par le biais de notre newsletter, le nouveau module Communicateur. Celui-ci permet, via une interface avec le logiciel de messagerie (par exemple Exchange, Infomaniak, etc.), d’assigner automatiquement les e-mails entrants et sortants au bon mandat et de les archiver directement au bon endroit.

Un gain de temps appréciable, qui simplifie le classement électronique et fluidifie la communication avec la clientèle.

À ce moment-là toutefois, advobue choisit de reporter l’introduction du module, le volume d’e-mails restant encore gérable manuellement. Ce n’est que plus tard, lorsque le module gagne en importance avec l’intégration de Justitia 4.0 et la communication directe avec les autorités suisses, que l’Étude décide finalement de le mettre en place.

Le passage au cloud : une nouvelle étape pour plus de flexibilitét

En 2024, avec l’arrivée d’une nouvelle génération de notre logiciel et de solutions cloud conçues sur mesure, advobue choisit de franchir une nouvelle étape avec timeSensor LEGAL 365.

Pour l’Étude, ce passage au cloud représente une évolution majeure. Il lui permet de gagner encore en souplesse, en mobilité et en capacité d’adaptation. Désormais, les collaboratrices et collaborateurs d’advobue peuvent accéder au logiciel où qu’ils se trouvent : à l’Étude, en télétravail ou en déplacement, y compris depuis l’étranger.

La solution cloud de timeSensor offre non seulement un grand confort d’utilisation, mais aussi un niveau de sécurité élevé, parfaitement adapté aux exigences du secteur juridique. L’infrastructure est hébergée dans un datacenter situé près de Zurich, régulièrement maintenu afin de garantir une disponibilité et une sécurité maximales.

Autre avancée importante : la mise en place de l’authentification à deux facteurs, qui renforce encore la protection des accès. À cela s’ajoute un système de sauvegarde sophistiqué à trois niveaux. Depuis sa migration vers cette nouvelle génération logicielle, advobue bénéficie ainsi d’un environnement moderne, sécurisé et conforme aux standards actuels en matière de protection des données.

« Je n’ai jamais regretté d’avoir passé à timeSensor et, aujourd’hui encore, je me réjouis chaque jour de l’expérience utilisateur ! Le passage au cloud m’a lui aussi pleinement convaincu jusqu’à présent. De plus, mon souhait de pouvoir utiliser une authentification à deux facteurs a été exaucé immédiatement. » – Maître Christian Bütikofer, associé de l’étude advobue

Un partenariat fondé sur l’échange et la confiance

Ce qui distingue particulièrement la collaboration entre advobue et timeSensor, c’est la qualité du partenariat. Dès le départ, l’Étude a montré non seulement son intérêt pour une solution efficace, mais aussi une réelle ouverture à l’innovation.

C’est précisément ce type d’échange qui permet d’aller plus loin : non seulement vers un meilleur outil, mais vers une véritable collaboration fondée sur des objectifs communs, la confiance et une compréhension mutuelle des enjeux du terrain. Le partenariat entre advobue et timeSensor SA illustre parfaitement la manière dont une stratégie réfléchie, une ouverture technologique et une solution sur mesure peuvent se traduire, dans la pratique, par de réels gains d’efficacité pour une étude.

Nous tenons à remercier chaleureusement Maître Bütikofer et toute son équipe pour leur confiance au cours de ces sept dernières années. Nous nous réjouissons de poursuivre ensemble cette belle collaboration.

« Nous sommes fiers d’accompagner l’étude d’avocats Bütikofer en tant que partenaire logiciel depuis 2018. La collaboration avec Maître Bütikofer est toujours agréable et inspirante. Sa solide expérience informatique contribue clairement à l’efficacité et à la qualité de notre coopération. Nous recommandons l’étude Bütikofer sans réserve comme partenaire fiable et compétent. » – Daniel N. Solenthaler, Senior Product Manager chez timeSensor SA