Reprise de données depuis WinJur

Reprise de données depuis WinJur – migration fluide, productivité immédiate

timeSensor AG · Blog de l’étude · logiciel de gestion pour études d’avocats

Le passage d’un système de gestion d’étude à un autre nécessite une connaissance approfondie des deux bases de données et des modèles de données sous-jacents. Ces dernières années, timeSensor AG s’est familiarisée avec le modèle de données de WinJur et propose une reprise étendue des données WinJur, afin que vous puissiez continuer à travailler de manière productive immédiatement après le changement.

Migration des données en deux étapes

La migration des données du logiciel de gestion pour études d’avocats WinJur vers timeSensor LEGAL s’effectue en deux étapes. Tout d’abord, nous exportons les données de la base de données WinJur dans des fichiers .CSV. Cela génère une multitude de fichiers texte qui peuvent également être ouverts avec Excel ou Word. Ensuite, nous importons les données dans timeSensor LEGAL, où une transformation des données garantit que les anciennes données s’adaptent au nouveau modèle de données.

Le déroulement exact de l’exportation dépend de la version de WinJur. Les installations WinJur les plus récentes utilisent la base de données SQL de Microsoft, tandis que des installations plus anciennes fonctionnent encore avec la base de données Access. Ces données WinJur sont analysées par l’algorithme que nous avons développé. Les clés primaires correspondantes dans les différentes tables sont fusionnées afin que les relations entre les données exportées puissent être rétablies lors de l’importation ultérieure.

Importation dans timeSensor LEGAL

Le logiciel pour avocats WinJur présente certaines particularités qu’il convient de noter. Par exemple, WinJur ne dispose pas d’une structure d’archivage proprement dite dans le domaine de la gestion des documents. C’est pourquoi de nombreux utilisateurs de WinJur ont commencé à structurer l’arborescence des mandats de manière à ce qu’elle contienne non seulement les mandats et sous-mandats réels, mais qu’elle devienne en même temps une sorte de structure de classement. Cette arborescence des mandats, qui semble souvent un peu aventureuse, peut en principe être transférée vers timeSensor LEGAL.

Grâce à la migration, l’arborescence devient plus claire, car les niveaux hiérarchiques supérieurs de l’arborescence sont représentés par des espaces de données et des Dossiers dans timeSensor LEGAL. Ainsi, seuls les mandats et sous-mandats pertinents sont affichés dans un dossier client.

Comme timeSensor LEGAL dispose d’une véritable structure d’archivage, il n’est plus nécessaire d’utiliser des sous-mandats pour structurer le classement des documents. Ces mandats WinJur superflus peuvent être éliminés en déplaçant simplement les documents correspondants dans le dossier souhaité après la migration.

La table LOG et les données de mouvement

Une autre spécialité de WinJur est la table « LOG ». Cette table contient la plupart des données de mouvement de WinJur, telles que les prestations, les factures, les documents ou les délais. Après l’importation réussie des données de base – c’est-à-dire les adresses WinJur et l’arborescence des mandats WinJur – le programme de migration parcourt la table LOG et importe les données de mouvement dans les domaines correspondants de timeSensor LEGAL.

La dernière étape de la migration consiste en l’importation des documents WinJur. Pour cela, il existe d’une part les métadonnées de ces documents dans la base de données WinJur et, d’autre part, les documents correspondants sur le serveur dans différents dossiers et sous-dossiers. L’algorithme parcourt les métadonnées et les importe de manière appropriée dans le système de gestion documentaire (DMS) de timeSensor LEGAL.

Gestion des erreurs

Avec les anciennes bases de données WinJur, des problèmes de cohérence des données peuvent exister. Il s’agit notamment d’enregistrements « orphelins » qui ne peuvent être correctement attribués nulle part, ou de doublons. Lors de l’importation, timeSensor LEGAL crée un fichier journal détaillé avec tous les problèmes rencontrés, afin qu’ils puissent être traités manuellement après la migration.

Que faut-il migrer ?

Migrer toutes les données n’est pas la meilleure approche, car la nouvelle base de données serait dès le départ remplie de très nombreuses anciennes données qui ne sont plus pertinentes dans la pratique. Cela ralentit la base de données et occupe inutilement beaucoup d’espace lors de la sauvegarde des données.

Une approche alternative consiste donc à ne transférer que les mandats actifs, ou à définir une période à partir de laquelle les mandats doivent être importés. Le programme WinJur existant est idéalement conservé via une VM (machine virtuelle) dans un état défini, incluant la version Windows appropriée, et reste ainsi disponible à long terme en tant qu’archive de données.

Profitez de notre longue expérience dans la migration des données WinJur et démarrez avec timeSensor LEGAL directement sur la base du stock de données WinJur repris.