Répartition des revenus pour les associés d’études

Répartition transparente des revenus pour les associé·e·s d’études

Karin Fiechter · experte-comptable diplômée · Blog de l’étude

L’attribution précise des honoraires encaissés aux associé·e·s concerné·e·s via Excel est laborieuse, chronophage et source d’erreurs. Avec notre logiciel de gestion pour études d’avocats timeSensor LEGAL 365, vous dénouez ce nœud sans effort et avec élégance grâce au module Répartition des revenus – de manière quotidienne et entièrement automatique.

Au commencement est la règle

Pour que la répartition des revenus s’effectue automatiquement, chaque mandat se voit attribuer une règle appropriée. Une telle règle pourrait, par exemple, se présenter comme suit :

• L’apporteur du mandat reçoit 10 % du revenu des honoraires sous forme de bonus pendant 4 ans
• L’associé responsable du mandat reçoit 15 % du revenu des honoraires
• Les 75 % restants sont répartis sur la base des prestations effectuées

Grâce au gestionnaire de règles flexible du logiciel de gestion pour études d’avocats timeSensor LEGAL 365, vous pouvez définir n’importe quelle règle de répartition. La règle est attribuée au mandat en un clic. L’essentiel du travail est ainsi déjà accompli.

Pas de règle sans exception

Chaque facture générée à partir du mandat « hérite » automatiquement de la règle de répartition définie pour celui-ci. Et comme la vie est pleine d’exceptions, la règle de répartition peut encore être adaptée individuellement par facture. La règle d’origine du mandat est conservée et s’appliquera à nouveau pour les factures suivantes.

Les règles peuvent en outre être nommées et réutilisées pour des mandats ultérieurs. Un clic sur l’icône d’engrenage suffit pour appeler une règle enregistrée. Le symbole à côté du compte de produits apparaît en bleu dès que la règle est active.

Le gâteau est partagé

Lors de la comptabilisation d’une entrée de paiement, tout le reste se déroule automatiquement : l’algorithme distingue le remboursement des débours de la rémunération des honoraires. La règle de répartition est alors appliquée à la part d’honoraires. Chaque associé bénéficiaire reçoit un crédit transparent directement sur son compte de produits – immédiatement et à jour.

Non seulement les revenus sont répartis selon les règles, mais la TVA est également déduite correctement de chaque montant partiel. En tant qu’associé, vous visualisez à tout moment sur votre compte de produits individuel tous les crédits et débits effectués – soit sous forme de relevé de compte en comptabilité, soit sous forme graphique dans le module BI.

Les débours, frais et groupes de prestations similaires peuvent d’ailleurs être exclus de la répartition des revenus, afin que seules les parts d’honoraires réelles entrent dans l’algorithme de répartition.

Acomptes et factures partielles

Les mandats ne peuvent souvent être décomptés qu’au fil du temps. C’est pourquoi timeSensor LEGAL 365 prend également en charge la répartition des revenus des factures provisoires. Cela garantit que les associés de l’étude – même si le décompte définitif est encore en attente – en bénéficient déjà de manière appropriée. Lors de l’établissement du décompte final, les crédits générés sur la base des factures partielles sont annulés et les honoraires sont finalement répartis correctement.

En cas de paiements partiels, la répartition s’effectue d’ailleurs proportionnellement – l’algorithme calcule automatiquement ce qui revient à chaque associé à quel moment.

Centres de coûts et décompte par site

Le module Répartition des revenus prend également en charge les centres de coûts en option. Disposez-vous de différents domaines d’activité ou sites ? Grâce à l’intégration des centres de coûts, la répartition automatique des revenus permet de représenter de manière transparente des scénarios complexes.

Un exemple concret : soit deux sites, BLEU et ROUGE, où travaillent chacun trois professionnel·le·s. Comme les sites se soutiennent mutuellement, il arrive que des professionnel·le·s du site BLEU travaillent sur des mandats du site ROUGE et inversement. Toute la répartition passe par le compte de produits de l’associé responsable du mandat, tandis que le centre de coûts identifie les personnes bénéficiaires.

Les prestations des professionnel·le·s de l’autre site respectif donnent lieu à une créance entre les sites. Pour une transparence optimale, les prestations des professionnel·le·s externes sont dupliquées, affectées d’un signe moins et attribuées à un collaborateur neutre. Un crédit est ensuite créé à partir de ces prestations, servant de pièce justificative de décompte sur la base de laquelle un site verse une rémunération à l’autre.

Le résultat : dans la comptabilité du site responsable du mandat BLEU apparaissent le paiement bancaire moins le virement à ROUGE, la TVA complète et les parts de revenus de toutes les personnes impliquées. Dans la comptabilité de ROUGE, on ne trouve que l’entrée de paiement qui a été comptabilisée sur les comptes de produits des professionnel·le·s rouges. L’analyse des centres de coûts montre enfin les montants qui reviennent à chaque professionnel·le.

La répartition automatisée des revenus garantit une distribution transparente, équitable et fiable des parts d’honoraires entre les associé·e·s de l’étude.

La transparence crée la confiance

Grâce à la répartition transparente des revenus basée sur des règles de timeSensor LEGAL 365, les associés de l’étude connaissent en permanence l’état actuel des parts de revenus qui leur reviennent. Avec le module BI, les données peuvent être présentées graphiquement, de sorte que chaque associé peut consulter son solde à tout moment sur son tableau de bord personnel.

Pour chaque collaborateur devant bénéficier d’une répartition, un compte de produits personnel est ouvert dans le plan comptable. Ceux qui n’ont pas besoin de compte personnel – comme les collaborateurs – reçoivent un compte de produits général (pot commun de la société). L’attribution s’effectue sous Paramètres – Données de base – Collaborateurs. Ainsi, chaque part arrive exactement là où elle doit être.