Données, IA et logiciel de gestion pour études d’avocats : Comment Littler se prépare pour l'avenir

Un logiciel de gestion pour études d’avocats « comme un couteau suisse »

Interview avec Sebastian Juli · Avocat associé, Littler Germany · Blog de l’étude

Littler est la plus grande étude d’avocats spécialisée en droit du travail au monde. En Allemagne, plus de 80 professionnels du droit utilisent timeSensor LEGAL 365 – depuis 2013, d’abord sous le nom de Vangard, aujourd’hui sous celui de Littler. Une interview sur la compatibilité Mac, le Datawarehouse, l’IA et pourquoi le logiciel fonctionne comme un couteau suisse.

Veuillez présenter brièvement l’étude Littler.

Littler est la plus grande étude d’avocats spécialisée en droit du travail au monde. En Allemagne, nous avons plus de 80 professionnels du droit, tous actifs dans le droit du travail. Au niveau mondial, nous avons plus de 1900 professionnels du droit dans 30 pays et plus de 100 bureaux. En Europe, nous comptons 400 professionnels du droit dans 14 pays.

Nous travaillons tous dans le droit du travail, mais nous n’utilisons pas tous timeSensor. timeSensor est utilisé exclusivement en Allemagne. La raison en est notre histoire. En 2013, nous avons fondé notre étude sous le nom de Vangard. À partir de 2015, nous avons été la première étude européenne à approfondir notre collaboration avec l’étude américaine Littler. Depuis 2024, nous opérons sous le nom de Littler et sommes ainsi devenus la plus grande étude d’avocats spécialisée en droit du travail au monde.

Littler Germany PartG mbB est une société de partenariat indépendante et fait partie d’une association suisse, car dans une association suisse – contrairement au droit des associations allemand – une société peut également devenir membre de l’association.

Quand et comment avez-vous découvert timeSensor ?

La raison était à l’époque que nous recherchions un logiciel de gestion pour études d’avocats multi-sites. Comme nous travaillions tous sur des ordinateurs Mac, mon collègue Jan-Ove Becker a fait des recherches et a découvert qu’il existait un logiciel compatible Mac, timeSensor. À Düsseldorf, nous avions encore un ancien logiciel de gestion pour études d’avocats fait maison, et à Hambourg, nos collègues travaillaient avec ra-micro. Mais nous n’étions pas satisfaits de ces solutions. C’est pourquoi nous avons opté pour timeSensor.

Et oui, au début, la collaboration interrégionale avec timeSensor ne fonctionnait pas si bien, car les connexions Internet en Allemagne n’étaient pas aussi bonnes qu’en Suisse. Par exemple, si l’on accédait depuis Munich au serveur timeSensor installé à Düsseldorf, tout prenait toujours beaucoup de temps. Cela n’était pas dû à timeSensor, mais à l’infrastructure. Nous sommes alors passés à un serveur distant, une sorte de cloud – depuis, nous pouvons accéder rapidement à timeSensor depuis n’importe où dans le monde.

Quels défis avez-vous rencontrés lors du passage au nouveau logiciel de gestion pour études d’avocats ?

Il y a eu en effet de nombreux défis, car le logiciel idéal n’existe pas et il faut toujours faire des compromis quelque part. La question est donc toujours : Où faisons-nous quels compromis ? Un autre défi est qu’il existe de très nombreux fournisseurs de logiciels de gestion pour études d’avocats. Certains fournisseurs sont incroyablement performants sur un point, mais ne proposent pas, par exemple, la gestion de l’étude et la gestion documentaire combinées.

Nous avons donc dû décider à temps ce qui était important pour nous et faire les bons compromis. Finalement, nous avons opté pour le logiciel où le sentiment général était le meilleur – et c’était clairement timeSensor LEGAL 365.

Quels ont été les arguments décisifs pour le changement ?

Les arguments décisifs ont été d’une part la compatibilité avec Mac, mais aussi la volonté de rendre notre logiciel de gestion pour études d’avocats adapté à une utilisation nationale. Bien sûr, le contact direct avec le directeur général de timeSensor, M. Solenthaler, et avec les programmeurs a également joué un rôle. Cela nous a permis de nous développer individuellement. Nous avons toujours eu un contact direct lorsque quelque chose ne fonctionnait pas entre-temps.

Ce qui était particulièrement intéressant avec timeSensor, c’était la possibilité pour notre back-office de travailler très étroitement avec timeSensor. Nous avons développé le logiciel de gestion pour études d’avocats en collaboration avec timeSensor – pour l’ensemble des processus de travail numériques et, par exemple, pour la création automatisée de factures RVG.

Au début, le logiciel était très adapté au marché suisse, ce qui était perceptible par exemple dans le libellé comme « manipuler la facture ». Mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. De plus, nous avons identifié d’autres besoins en matière de collecte et d’analyse de données. Grâce à timeSensor, nous avons ensuite contacté M. Eberhardt et son équipe, avec qui nous avons développé un Data Warehouse.

M. Eberhardt nous a également aidés à utiliser l’outil LAWLIFT dans les procédures de masse. Nous pouvons ainsi importer toutes les données pertinentes du Data Warehouse dans LAWLIFT et créer des documents sur mesure – parfaitement formatés sous l’en-tête du client et, si désiré, bilingues.

Où utilisez-vous timeSensor et la Business Intelligence ?

Au début, il y avait bien sûr le désir de savoir par nous-mêmes à quel point nous étions productifs. Nous voulions surtout voir à quel point chaque avocat était bien utilisé et quelle contribution chaque avocat apportait à une facture spécifique. Par exemple, si plusieurs avocats travaillent sur un mandat, il est crucial pour nous, pour chaque facture, de savoir qui a contribué à quelle part. Compte tenu de notre taille, cela n’était possible de manière confortable qu’en établissant un Data Warehouse, et ce fut l’une de nos premières étapes dans le domaine de la Business Intelligence.

Entre-temps, nous analysons beaucoup plus de données. Grâce aux données, nous voyons par exemple quel type d’affaires nous avons et comment elles évoluent. Avons-nous encore beaucoup de clients avec des procédures de protection contre le licenciement ? Combien d’entre eux nous achètent encore des contrats de travail ou d’autres documents, ou ne le faisons-nous plus du tout ? C’est pertinent car notre profession d’avocat va également être fortement modifiée par l’IA. Il est donc très important de pouvoir identifier rapidement quels services sont encore demandés par nous et dans quelle mesure à l’ère de l’IA.

De plus, nous sommes d’avis que l’interaction entre les personnes – c’est-à-dire l’avocat et le client – prendra une importance croissante. Les clients attendent à juste titre des conseils stratégiques basés sur les données. Nous travaillons principalement dans le B2B, c’est-à-dire avec des entreprises. L’IA simplifiera également le travail des juristes internes dans les entreprises, mais nos conseils spécialisés resteront pertinents. Grâce aux données, nous pouvons offrir des services de conseil encore meilleurs.

Il est d’abord important pour nous de maîtriser nos données. Le secteur du conseil juridique sera de plus en plus sous pression en raison de l’IA. Les offres à prix fixe deviendront donc de plus en plus importantes, car il sera de plus en plus difficile de justifier les taux horaires. Nous devons donc nous demander quels services de conseil nous ne proposons plus et quels nouveaux produits le marché exige à la place. La Business Intelligence nous aide à prendre ces décisions.

Un exemple de nos conseils basés sur les données est notre produit Legal Tech « Littler View ». Nous savons quelles données nous avons besoin pour le calcul d’un plan social. Nous pouvons calculer les désavantages économiques concrets que chaque employé subira réellement si son poste est supprimé – et quels montants d’indemnisation nous devons offrir pour compenser ces désavantages. Ce sont des montants nettement inférieurs à ceux souvent exigés par les comités d’entreprise et les syndicats.

Comment vos collaborateurs ont-ils réagi à l’introduction de la BI ?

La plupart des associés et avocats ne se sont pas beaucoup intéressés au logiciel de gestion pour études d’avocats – l’essentiel est qu’il fonctionne. Cependant, le back-office a particulièrement apprécié l’introduction de timeSensor. Mais là aussi, les problèmes sont bien sûr immédiatement au premier plan, car pour une étude, il est extrêmement important que le logiciel de gestion pour études d’avocats fonctionne. Tous les processus en dépendent, mais surtout les cycles de facturation et les listes de postes ouverts.

Certains collègues auraient souhaité plus de données et ont été déçus de devoir investir davantage d’argent pour obtenir ces fonctions dans timeSensor. Ils pensaient que ces données devaient déjà être disponibles directement dans le logiciel de gestion pour études d’avocats. Et certains s’attendaient à ce que ce soit plus simple et plus rapide, car finalement, tout cela a duré trois ans.

Le soutien de timeSensor a toujours été excellent. timeSensor s’est toujours assuré que tout fonctionnait sans problème, et il y a eu bien sûr des formations au début. Notre équipe est maintenant en place depuis si longtemps que tout le monde est complètement familiarisé avec le logiciel. Nous sommes maintenant à un point où tout fonctionne et nous bénéficions énormément de timeSensor et de la Business Intelligence. Je crois que ce changement nous a rendus beaucoup plus pérennes.

Utilisez-vous également vos solutions informatiques pour de nouveaux modèles commerciaux ?

Toutes les données que nous avons collectées peuvent être utilisées dans de nombreux domaines. Surtout pour l’utilisation de l’IA dans le travail juridique. Car pour la création de documents semi-automatisée, de bons ensembles de données sont essentiels. Nous pouvons désormais créer des contrats de travail entiers en remplissant un simple questionnaire.

Cependant, il reste à voir dans quelle mesure la création automatisée de documents représente réellement un domaine d’activité d’avenir. Car nos clients peuvent eux aussi créer des documents de plus en plus facilement avec l’IA. Nous-mêmes pouvons le faire un peu mieux, car nous pouvons simplement intégrer plus d’expérience d’autres entreprises et sommes hautement spécialisés.

Pour l’avenir, nous sommes en tout cas bien positionnés grâce à l’utilisation de la Business Intelligence et à la disponibilité des données dont nous avons besoin. Ainsi, nous savons toujours quels services nous pouvons offrir de manière productive et lesquels ne sont plus demandés.

Quelles recommandations donneriez-vous à d’autres études ?

Chaque logiciel de gestion pour études d’avocats a ses avantages et ses inconvénients, ses faiblesses et ses forces. Pour timeSensor, le contact direct avec la direction et les programmeurs est un atout certain. De plus, le logiciel est très flexible et le support est personnalisé. C’est différent d’une hotline anonyme comme chez Microsoft ou SAP. C’est déjà différent avec un fournisseur de logiciels comme timeSensor.

Comment évaluez-vous la collaboration avec timeSensor ?

timeSensor est comme un couteau suisse. Bien qu’il existe des fournisseurs plus spécialisés pour la plupart des domaines, timeSensor est exactement ce qu’il faut pour nos tâches principales, car le logiciel reflète nos processus de travail réels et offre la flexibilité de s’adapter à nous. Nous n’avons pas à nous organiser autour du logiciel ou à nous restreindre, comme ce serait le cas avec de grands fournisseurs comme SAP.

J’apprécie particulièrement la bonne collaboration – c’est-à-dire le fait d’avoir toujours un interlocuteur joignable et avec qui nous avons vécu et traversé de nombreux changements ensemble.

timeSensor est comme un couteau suisse. Nous n’avons pas à nous organiser autour du logiciel ou à nous restreindre, comme ce serait le cas avec de grands fournisseurs comme SAP.

Depuis 2013, l’étude Littler utilise notre logiciel, aujourd’hui dans sa deuxième génération timeSensor LEGAL 365. Nous sommes ravis qu’elle ait partagé son expérience avec nous. L’interview a été menée par une avocate et journaliste expérimentée travaillant en Allemagne. Nos remerciements particuliers vont à Sebastian Juli et à toute l’équipe de Littler pour leur collaboration constructive et leurs précieuses informations sur l’utilisation de timeSensor LEGAL 365 et de la Business Intelligence.