Gestion des mandats pour les cabinets d’avocats

Des structures de mandat complexes toujours sous contrôle

Notre logiciel juridique timeSensor LEGAL est spécifiquement adapté à votre manière de travailler . C’est pourquoi vous ne devez pas penser en « projets » ou en « dossiers », mais organiser vos activités autour de mandats. Les vues multiples des données relatives à votre clientèle facilitent le travail de tous les employés.

Les avocats

travailler plus efficacement et gagner du temps

Les avocats travaillent dans le portefeuille de clients, le  » contrôle central  » du mandat particulier. Vous obtenez ici une vue d’ensemble des informations les plus importantes dans ce mandat : l’accès aux informations de base telles que le numéro de téléphone, l’adresse postale, l’adresse, le numéro de dossier, etc. Vous y trouverez également tous vos documents : plaidoyers, feuilles de calcul Excel, lettres, courriels, etc. Vous trouverez dans ce fichier électronique tous les documents d’une affaire, toutes équipes confondues. Même si le nombre de vos documents se compte par centaines, voire par milliers, vous trouverez chaque détail d’une affaire en un clin d’œil grâce à des structures de registre uniformes et à une recherche en texte intégral puissant.

Le dossier du mandat enregistre aussi automatiquement votre temps de travail et le transfère directement sur votre feuille de temps. Tout simplement performant !

Votre cabinet a-t-il des clients importants avec un grand nombre de mandats ?

sous-mandats

Vous apprécierez alors la possibilité de subdiviser les mandats en sous-mandats, indépendamment de leur niveau hiérarchique. Cela rend immédiatement les mandats importants plus faciles à gérer. Néanmoins, vous pouvez, si vous le souhaitez, créer des factures collectives via des fichiers d’honoraires, de sorte que vos clients reçoivent une facture globale clairement structurée.

Budget toujours sous contrôle

Afin d’éviter tout dépassement imprévu, notre logiciel juridique timeSensor LEGAL affiche toujours le budget du mandat restant à chaque niveau. Si un mandat est en cours, timeSensor LEGAL vous informe de manière proactive avec un ticket avant même que la limite budgétaire ne soit atteinte. Cela vous permet de réagir rapidement avant que les coûts ne deviennent incontrôlables.

Enregistrement des heures

La saisie des heures a lieu soit au niveau des sous-mandats (qui sont ensuite réglés via le mandat principal), soit directement au niveau supérieur. Simple et rapide !

Échange de documents confidentiels

L’échange de documents confidentiels par courrier électronique est de plus en plus considéré comme problématique car les données correspondantes ne sont pas cryptées. Ici, il convient à votre cabinet juridique de fournir à vos clients les plus importants des canaux de transmission sécurisés.

Notre logiciel juridique timeSensor LEGAL répond à cette problématique en synchronisant des documents sélectionnés dans une salle de données sécurisée avec l’interface Cloud Drive. Le client a accès à un portail web où il peut se connecter et consulter ses documents en toute sécurité. Inversement, le client télécharge de nouveaux documents dans le dossier de téléchargement du portail web et timeSensor LEGAL informe le gestionnaire de clientèle des documents reçus.

Simplement pratique et clair !

Les employés

travailler plus intelligemment et gagner du temps

Notre logiciel juridique timeSensor LEGAL prend en charge les activités récurrentes de manière optimale : il n’est pas nécessaire de faire et de vérifier tous les paramètres individuellement lors de la création d’un mandat. Au lieu de cela, des modèles de mandats sont disponibles, de sorte qu’un ou plusieurs mandats avec exactement les bons paramètres par défaut sont générés en appuyant sur un bouton. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir la cohérence dans la saisie des données.


Le personnel administratif du cabinet travaille dans le dossier consolidé à travers les mandats : les mêmes données, les mêmes documents, mais dans une optique centrée sur le client. Les changements d’adresse, les accords de paiement et les propositions de facturation font de la facturation et du contrôle budgétaire des mandats un jeu d’enfant.

De puissantes fonctions de filtrage dans notre logiciel pour cabinets d’avocats vous permettent de rechercher des adresses et des types de clients très spécifiques. Puisque ce qui peut être filtré peut aussi être travaillé, créez des groupes d’adresses individuels pour toutes les demandes, des cartes de Noël au bulletin d’information de votre cabinet d’avocats!

La confidentialité est garantie à tout moment : grâce à un concept d’accès granulaire, les spécialistes ne voient jamais que ce qu’ils sont censés voir. C’est ce qu’on appelle le principe du  » need-to know ».

Et ce n’est pas tout….

…puisque notre logiciel juridique timeSensor LEGAL relie vos données de manière intelligente.

Créer de la transparence

Attribution des rôles des collaborateurs

Distribuez vos mandats et vos clients en interne à vos équipes de manière à toujours savoir qui est responsable de quoi et quand. Comme tous les incidents sont clairement attribués à vos greffiers, vous générez automatiquement un précieux ensemble de données sur l’entreprise, que vous pouvez utiliser pour le développement des affaires grâce à notre logiciel juridique timeSensor LEGAL Business Intelligence Module.

Loin des yeux, loin du cœur - mais pas hors du système !

Afin de rester conforme à la DSGVO, vous pouvez enregistrer une date de dépôt et une date d’élimination lors de l’archivage des mandats. À cette date, notre logiciel juridique timeSensor LEGAL vous rappellera de vérifier les données personnelles enregistrées et de les détruire si nécessaire.

Une comptabilité intelligente

Car chaque client est unique

Chaque client est unique. C’est pourquoi les paramètres de vos clients sont également uniques et peuvent être individualisés jusque dans les moindres détails : taux horaires individuels, budgets (plafonds), présentation individuelle des factures et conditions de paiement. Le système du logiciel de notre cabinet d’avocats est flexible dans sa configuration et en même temps très facile à utiliser. Tout comme vous pouvez prédéfinir vos mandats, vous pouvez ensuite générer une facture précisément adaptée à vos besoins en appuyant sur un seul bouton.

Le système de comptabilité convainc par de nombreuses autres fonctions :

  • Laissez notre logiciel d’avocats timeSensor LEGAL générer automatiquement des factures, par exemple en fonction d’un planning de temps ou de budget.
  • Définir des suppléments ou des rabais spécifiques ou croisés.
  • Utilisez notre post-calcul flexible pour créer des factures sur mesure qui répondent précisément aux besoins du client, par exemple en créditant des notes de crédit, des paiements échelonnés ou des factures de quotas.
  • Ajustez vos facturations horaires au forfait convenu, par exemple en calculant au prorata les temps non facturables correspondants.
  • Grâce à notre module de répartition des revenus basé sur des règles, vous pouvez répartir les revenus des honoraires de manière entièrement automatique entre les partenaires et les associés concernés. Oubliez la fastidieuse comptabilité des personnes concernées avec des tableaux Excel !
  • Utilisez un nombre illimité de modèles de factures, dans différentes langues, devises ou pour différents profils de clients.
  • Envoyez vos factures au format PDF directement par e-mail depuis votre logiciel de bureautique.

De nombreuses autres fonctions vous feront économiser du temps

  • Numération automatique des dossiers
  • Suivi budgétaire
  • Système de tickets
  • Adresses connexes
  • Champs personnalisables
  • Catégorisation, marqueurs et synchronisation
  • Etc, etc, etc…

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